Ish joyini va ofis vaqtini qanday tashkil qilish kerak

2024 Muallif: Malcolm Clapton | [email protected]. Oxirgi o'zgartirilgan: 2023-12-17 04:14

Ofisdagi barcha ishlar o'z ish joyidan boshlanadi, lekin ko'pincha odamlar bu daqiqaga etarlicha e'tibor bermaydilar. Ish maydoni nafaqat mebel va kompyuter, balki rejalashtirish, ish jarayoni, qo'shimcha vositalardir. Ushbu maqolada ish joyingizni qanday qilib to'g'ri tashkil etish bo'yicha oddiy maslahatlar mavjud.

Hammasi ish joyidan boshlanadi.

D. Karnegi

Ish ish joyi va uni tashkil etishdan boshlanadi. Albatta, bu masala unchalik muhim bo'lmagan ijodiy va noyob shaxslar shaklida istisnolar mavjud. Lekin hatto ular buni tan olmasalar ham, o'zlarining ijodiy tartibsizlik tizimiga ega. Aksariyat odamlar oddiy ofis xonalarida oddiy stollarda ishlaydi va quyidagi maslahatlar ular uchun mo'ljallangan.

Ish stoli

To'g'ri ish muhiti ongni to'g'ri ritmga sozlaydi. Siz uyingizni tartibsizlikda saqlamaysiz va qaerda va nima ekanligini aniq bilasiz. Ish joyida ham xuddi shunday: hamma narsa o'z joyida bo'lishi kerak va asosiy vazifalardan chalg'itadigan ortiqcha narsa yo'q.

Endigina ishga kelganingizda hammasi qanday boshlanadi? Ish stolidan. Va odatda qog'ozlar, tarqoq ish yuritish buyumlari, krujkalar, ba'zi keraksiz suvenirlar va kompyuterda chang bor. Va bunday ish joyining orqasida qanday ichki holat bo'ladi? Yig'ilmagan. Siz, albatta, bunday deb o'ylamaysiz, lekin ongsiz ong allaqachon hamma narsani hal qilgan. Atrofda qanday haqiqat bo'lsa, siz ham shundaysiz. Va ong bu fikrni oldi va sizning kayfiyatingiz yo'qoldi.

Stolingizni har doim tartibli saqlang. Kuningizni changni tozalashdan boshlang, yorug'likni sozlang, stikerlarga foydali ma'lumotlarni yozing, kofe chashka yuving, taqvimingizni to'ldiring - o'zingizni ishga tushiring. Ushbu oddiy harakatlar keyingi ishni faollashtiradi.

Ideal ish joyi - bu ish uchun vosita, qulay yoritish, zarur ish yuritish va ishchi uchun oddiy mebel.

Qanday ishlash kerak: tik turish yoki o'tirish? Siz qaror qilasiz. Menimcha, o'tirish yaxshiroq, lekin siz albatta tanaffus qilishingiz kerak: yurish, ozgina isinish, toza havo olish, zinadan 2-3 qavatga ko'tarilish. Mening ish tartibim: 45 daqiqa - uzluksiz vazifa, 15 daqiqalik tanaffus, keyin 1 soat uzluksiz ish va 15 daqiqa dam olish. Ish kuni shunday tuzilgan.

O'zingizning shkafingiz yoki arxivingiz haqida unutmang, chunki har bir xodimning har doim o'z shaxsiy fayli yoki qog'oz arxivi mavjud. Shuningdek, siz o'zingizni ko'rsatishni istamaydigan shaxsiy narsalarni shkafda saqlashingiz mumkin. Har bir javon va shkaf o'z vazifasini bajarishi va boshqa elementlar bilan kesishmasligi kerak. Bu hujjatlar va turli aksessuarlar bilan ishlashni yanada qulayroq qiladi.

Elektron hujjat aylanishi

Ish kompyuteringizda saqlangan ishingiz, hujjatlaringiz, loyihalaringiz, xizmat ma'lumotlarining zaxira nusxalarini yarating va ularni kompaniya serveriga yoki bulutli xotirasiga yuboring.

Yo'qotilgan ma'lumotlar tufayli odamlar qancha energiya va asablarni sarflashadi! Kompyuter qulab tushdi, osilib qoldi, kimdir tasodifan muhim ma'lumotlarni o'chirib tashladi. Ularning xatosini takrorlamang va zaxira nusxasini yaratmang. Vaziyat sizni va ishingizni boshqarishiga yo'l qo'ymang.

Keraksiz ilovalarni o'rnatmang, kerakli operatsiyalarning aksariyati standart dasturiy paketlarda amalga oshiriladi. Agar siz ish uchun ma'lum bir vositani yaxshi bilsangiz, boshqaruv yoki IT bo'limidan undagi samarali ishingizni asoslab, uni o'rnatishni so'rang.

Yana bir oddiy maslahat: elektron makoningizda bitta narsaga yopishib olishga harakat qiling. Agar siz Yandex xizmatlarini yoqtirsangiz, ularni tanlang, agar Google xizmatlari bo'lsa - ular bilan ishlang. Asboblarning barcha kuchli va zaif tomonlarini bilib olasiz, shuningdek, tizimingizni tezda yangi joyda o'rnatishingiz mumkin bo'ladi. Yangi dasturlar uchun poyga har doim ham oqlanmaydi.

Ish stantsiyasida shaxsiy oddiy elektron ierarxiyangizni yarating. Siz qisqa vaqt ichida eski hujjatlaringizni topishingiz kerak. Bu, ayniqsa, sizdan biror narsani zudlik bilan hal qilishingiz talab qilinganda va siz ushbu ma'lumot qaerda saqlanganligini unutganingizda juda muhimdir.

Barcha muhim hujjatlarni skanerlang. Yo'qolgan muhim qog'ozlar tufayli bo'limlar o'rtasida ko'plab ish nizolari paydo bo'ldi.

Rejalashtirish

Ish ba'zan tartibsizlikka aylanib ketishini payqadingizmi: bir qator vazifalar, suhbatlar, uchrashuvlar, hujjatlarni tekshirish. Va siz bu erda cheksiz aylanasiz. Siz ishlayotganga o'xshaysiz, lekin buni ish deb atash qiyin. Bularning barchasi ortida nima sodir bo'layotganining umumiy manzarasi ko'rinmaydi va bu zamonaviy samaradorlikning muammolaridan biri: harakatlar bor, natijalar ham bor, lekin ular muntazam ravishda unchalik sezilmaydi.

Bunga yo'l qo'ymaslik uchun kun, hafta va hatto bir oy uchun vazifalar va tadbirlar rejasini tuzish kerak.

Ko'pchilik daftar yoki kundaliklardan foydalanadi. Ha, bu yaxshi, lekin qog'oz "tasodifiy kirish xotirasi" bo'lib, u barcha suyuqlikni saqlaydi va sahifalar ko'pligida asosiy ma'lumotlar yo'qoladi. Daftar yoki kundalik allaqachon rejalashtirishning arxaik usulidir. Kundalikda siz voqealarning to'liq rasmini ko'rmaysiz, qachon bir narsani qilish yaxshiroq, qachon boshqasini qilish yaxshiroq ekanligini tushunmaysiz va siz muhim voqeani o'tkazib yuborishingiz mumkin. Kerakli ma'lumotlarni olish va keng qamrovli tahlil qilishning imkoni yo'q. Kerakli ma'lumotlarni jamlash uchun qancha sahifani varaqlashingiz kerakligini tasavvur qiling.

Endi ish vaqtingizni tashkil qilish uchun ko'plab ilovalar va onlayn xizmatlar mavjud. Ishoning, agar vaziyat va kayfiyatdan qat'i nazar, samarali ishlashni istasangiz, buni qilish kerak. Bugungi kunda bajariladigan ishlar ro'yxati samarali vazifalar va vaqtni boshqarish bilan bog'liq.

Men Gleb Arxangelskiyning Outlook muhitida kontekstni rejalashtirish tizimidan foydalanaman. Bu menga yoqadigan narsa: vositaning soddaligi va samaradorligi, taniqli dastur, taqvim, vazifalar va pochtaning bir axborot maydonida kombinatsiyasi, ofis ilovalari bilan integratsiya. Har qanday xodim qisqa vaqt ichida ushbu rejalashtirish tizimida o'qitilishi mumkin.

Ish vaqtingizni tartibga solish bo'yicha ba'zi maslahatlar:

• O'z vaqtida qat'iy emas, balki kontekstda moslashuvchan tarzda rejalashtiring.
• Nima muhim va nima muhim emasligini tushunishni o'rganing.
• Arzimas ishlar bilan osongina bo'linish.
• Vaqtning o'zini emas, balki sarflangan vaqtning sifatini qadrlang.
• Zarur bo'lganda o'zingizga va boshqa odamlarga yo'q deng.
• Kuningizni qiyin va yoqimsiz ishlar bilan boshlang.
• Ishda vazifalar va loyihalarni rejalashtirayotganda, ular uchun muddatlarni belgilang.

Kuchli psixologik hiyla - bu tugallangan vazifani kesib tashlash yoki uning oldiga belgi qo'yishdir. Bu ajoyib natijalarga erishish uchun sizga qo'shimcha ichki energiya beradi. Hammasi behuda emasligini ko'rasiz.

Pochta bilan ishlash

Pochta bilan ishlashni qanday tashkil qilish kerak?

Birinchidan, uzilishlar sonini kamaytirish uchun u bilan ishlash vaqtini belgilashingiz kerak. Buni ertalab, vazifalar shakllana boshlaganda va tushdan keyin, ishlar qandayligini tekshirish kerak bo'lganda qilish yaxshidir.

Ikkinchidan, noaniq harflarga darhol javob bermaslik kerak. Siz hamma narsani o'ylab ko'rishingiz kerak: murojaat, javobni qurish, qo'shimcha ma'lumot. Iloji boricha sub'ektivlikni saqlashga harakat qiling. Ijtimoiy tarmoqlarda hamma qilganidek, tezkor javoblarni unuting.

Uchinchidan, xat matnini faqat jo'natuvchining o'ziga tushunarli bo'lgan ma'lumotlar bilan ortiqcha yuklamang. Har bir so'zni o'lchab, qisqa va lo'nda javob berishga harakat qiling. Raqamli asrimizda bu juda muhim: hech kim noyob xulosalar orqali o'tishga qiziqmaydi.

Va nihoyat, netiket haqida unutmang: oluvchiga murojaat qilish, yozish uslubi, ish ma'lumotlari, aloqa ma'lumotlari. Xat yozishni, yozganlaringizni tahlil qilishni va qanday murojaat qilishni o'rganing.

Qo'shimcha vosita

Ishingizni samaraliroq qilishga yordam beradigan yana bir narsa bu oq doska. Ajralmas vosita, ayniqsa bo'lim miya hujumi yoki oraliq bosqichlar bilan jiddiy muammoni hal qilishda.

Mening professional faoliyatimda kengash ish muhitining ajralmas atributi edi. Qog'ozni tejash nuqtai nazaridan ham foydalidir. Sizning g'oyalaringiz va echimlaringizni tushuntirish uchun qancha varaq sarflanganiga ishonmaysiz.

Vizual fikrlash (hammada mavjud) tufayli odamlar doskada birgalikda rasm chizishlari, o'z fikrlarini tushuntirishlari va muammoning eng yaxshi echimlarini taklif qilishlari mumkin. Hamma hamma narsani ko'rishi va tushunishi mumkin.

Qo'shimcha qilmoqchimanki, musiqa menga ishimda yordam beradi. Bu mening ish unumdorligimga ijobiy ta'sir ko'rsatadi, ayniqsa kompyuterda takroriy vazifalar bilan ishlash yoki katta hajmdagi hujjatlar to'plamini tuzish kerak bo'lganda. Umuman olganda, ertalabni ijobiy musiqa bilan boshlash yaxshidir. Ammo siz uni hamma uchun yoqmasligingiz kerak, esda tuting: siz yolg'iz ishlamaysiz, kimdir uchun musiqa xalaqit beradi.