"0 kiruvchi" - nol pochta qutisini saqlash uchun aniq tizim

2024 Muallif: Malcolm Clapton | [email protected]. Oxirgi o'zgartirilgan: 2023-12-17 04:14

Ushbu maqolani o'qib, siz elektron pochta qiroli bo'lasiz. Rostini aytsam.

Ko'pchilik uchun elektron pochta hali ham shubhasiz ishlaydigan vosita va kundalik azobdir. Kimningdir yettita kiruvchi xati bor va u hozir ularni tezda saralab oladi. Kimdir 46 ta kiruvchi bor, lekin u ham bir kunda ularni tirmalaydi, chunki u bunga o'rganib qolgan. Har bir inson uchun kuniga kiruvchi elektron pochta xabarlari sonining ma'lum chegarasi mavjud bo'lib, u ertasi kuni qayta ishlashni kechiktirmasdan va shunga mos ravishda elektron pochta qutisida blokirovkalar yaratmasdan bardosh bera oladi. Siz bu chegarani "tabiiy" deb atashingiz mumkin.

Agar odam qayta ishlay oladigandan ko'proq elektron pochta xabarlari mavjud bo'lsa, siz elektron pochta boshqaruviga yondashuvingizni o'zgartirishingiz kerak. Bu chegarani muayyan holatda talab qilinadigan qiymatga oshiradi. Kuniga 100 ta elektron xatni boshqarish kerakmi? Bu siz 100 ni bajarishingiz mumkinligini anglatadi, faqat pochta bilan ishlashda to'g'ri metodologiyadan foydalaning. Qaysi biri? Keling, hozir aytaylik.

Biror kishi pochta bilan ishlashga qodir bo'lgan yagona ko'rsatkich ish kunining oxirida nol kiruvchi xatdir. Kiruvchi xabarlarni malakali qayta ishlashning asosiy printsipi sizning oldingizda qanday xat borligini tushunishdir. Avval siz harflarni qanday aniq tasniflashni o'rganishingiz va har bir tur bilan nima qilishni bilishingiz kerak.

Barcha kiruvchi elektron pochta xabarlarini etti toifaga bo'lish mumkin:

1. Siz javob berishingiz shart emas, o'qishingiz shart emas. Bunday harflar uchun ikkita usul mavjud: arxivlash yoki o'chirish. Agar siz hech qachon o'qimagan boshqa axborot byulletenini olsangiz, o'zingizga yaxshilik qiling - obunani bekor qiling. Kelajakda o'nlab elektron pochta xabarlaridan xalos bo'lish evaziga bitta harakat. Biz bir kun ichida xatlar oqimi bilan qanday kurashishni o'rganmoqchimiz? Kamroq oqimni boshqarish osonroq. Muhim narsani o'tkazib yuborishdan qo'rqmang. Haqiqatan ham kerakli ma'lumotlar sizga boshqacha tarzda etib boradi va sizning oldingizda kamida yana bir marta paydo bo'ladi.
2. Biriktirilgan fayllar bilan. Bu joriy yoki kelajakdagi ish uchun biror narsa yoki ma'lumot uchun to'lash zarurligi haqidagi bildirishnomalar bo'lishi mumkin. Bunday harflar uchun alohida papkalarni yaratish foydalidir, lekin fanatizmsiz. Jildlar juda koʻpmi? Soddalashtiring. Keyinchalik kerakli narsani topish uchun sizga mingta papka emas, balki pochta jo'natuvchining qidiruv funktsiyalaridan foydalanish qobiliyati kerak.
3. O'z xohishiga ko'ra javob bering. Javob ixtiyoriy ko'rinadi, lekin ba'zida xushmuomalalik yordam beradi. Bu erda faqat vaziyatga qarab harakat qiling.
4. Tanishish uchun vaqt chegarasi bilan. O'qish qiziqarli, lekin kerak emas. Ushbu va oldingi toifadagi elektron pochta xabarlarini imkon qadar ko'proq tasniflashga harakat qiling. Bu samarali pochta bilan ishlashning kalitidir.
5. Men bugun javob berishim kerak. Bu erda hamma narsa oddiy: qabul qiling va javob bering, agar biror narsa juda favqulodda bo'lsa yoki ish kunining oxirida.
6. Men javob berishim kerak, lekin bugun emas. Elektron pochtaning go'zalligi shundaki, u chat yoki telefon emas. Hech kim elektron pochta orqali tezkor javobni kutmaydi va kutmasligi kerak, agar bu xatning sarlavhasida ko'rsatilmagan bo'lsa. Agar ma'lum bir kun javob berishning oxirgi muddati deb nomlansa yoki o'zingiz bilsangiz va qancha vaqt javob berishingiz kerakligini tushunsangiz, bunday xatlarni tegishli papkaga joylashtiring. Masalan, "Dushanba kuni javob bering", "Seshanba kuni javob bering" va hokazo. Endi o'zingizga nazorat ro'yxatini yarating, unda "Ertalab, bugunga qoldiriladigan xatni qayta ishlang" bandi mavjud. Bunday maqsadlar uchun maxsus avtomatlashtirish vositalari ham mavjud: Gmail uchun va.
7. Tushunarsiz xat. Shunday harflar borki, ularni tasniflash qiyin. O'zingizni mulohazalar bilan qiynamang va o'zingiz bilan bunday harflarni yuqorida sanab o'tilgan toifalardan biriga tasniflashga rozi bo'lmang.

Ushbu tasnifga asoslanib, bizga 2, 3, 4 va 6-toifalar uchun papkalar kerak.

Elektron pochtani samarali qayta ishlash qoidalari

• Ish kuningiz oxirida pochta qutingizni nolga tenglashtirish uchun 30 daqiqa vaqt ajrating. Bu har bir elektron pochtaga bir zumda javob berishga urinishdan ko'ra samaraliroq. Odamlar bir nechta vazifani bajarmaydilar. Kamroq chalg'itish va almashtirish, ko'proq samaradorlik.
• Shoshilinch elektron pochta xabarlari bilan nima qilish kerak? O'zingizga kun davomida pochta qutingizni tekshirish oralig'ini belgilang. Masalan, soatiga bir marta. Shoshilinch muhim elektron pochta xabarlari uchun pochta qutingizni tekshiring va agar yo'q bo'lsa, ishga qayting. Pochtaning afzalligini unutmang: bu tezkor aloqa vositasi emas. Shoshilinch bo'lmagan xatlardan birida qayd etilgan muammo kun oxirigacha sizning ishtirokingizsiz hal bo'lishi yoki kun oxiriga qadar siz ko'proq ma'lumot olishingiz mumkin, bu esa muammoni tezroq hal qilish imkonini beradi. va yanada samaraliroq.
• Qachonki siz pochtangizni tekshirmasangiz, pochtani yopiq holda saqlang. Bildirishnomalarni o'chirib qo'ying. O'zingizni kiruvchi harflar soni haqida chalg'ituvchi fikrlashdan saqlang. Endi sizda boshqa ish bor va pochta vaqti hali kelmagan. Ushbu yondashuvning to'g'riligiga shubha tug'ilganda, esda tuting: siz atom elektr stantsiyasida emassiz, lekin u erda bo'lganingizda ham, elektron pochta orqali reaktorning haddan tashqari qizishi haqida sizga xabar berilmagan bo'lardi.
• Pochtani qayta ishlashni tezlashtirish uchun ish kunini o'z vaqtida tugatish istagidan foydalaning. Shuning uchun kun oxirida kirish qutisini nolga ajratish tavsiya etiladi. Sizda 30 daqiqa bor va siz uni tezda tugatishni xohlaysiz. Asosan, bu o'yin turi bo'lib chiqadi, lekin siz elektron pochtani qayta ishlashni maqsadli ravishda o'ynashingiz mumkin.
• Qisqa va aniq bo'ling.
• Ijobiy va do'stona bo'ling. Elektron pochta aloqalarni o'rnatishi va yo'q qilishi mumkin. Haqiqatan ham muhim masalalarni hal qilish o'rniga, odamlar ba'zan imkon qadar nozik va yashirincha raqibni ahmoq deb atashga urinishadi va butun matn shunga asoslanadi. Xatning matnidagi kichik yoqimli ibora bilan qabul qiluvchiga ijobiy munosabatingizni bildirishda g'alati narsa yo'q. Sizning do'stona munosabatingiz sizga qaytadi va yozishmalaringiz yanada mazmunli va samarali bo'ladi.
• Harflarni teskari tartibda chizishingiz kerak. Va faqat shunday. Qadimgi harflardan boshlash mantiqiyroq ko'rinadi, ammo bizning maqsadimiz nol pochta qutisi, ya'ni ish kunining oxiriga kelib biz hatto birinchi qabul qilingan xatga ham etib boramiz. Agar siz o'zingizni zavqlantirsangiz va bugun olgan oxirgi xatlaringizni ertaga qoldira boshlasangiz, unda butun texnika ishlamay qoladi. Agar asosiy qoidaga rioya qilmasangiz, nega umuman yaxshi pochta jo'natishlarini o'rganishni xohlaysiz? Avvalgidek ishlashda davom eting va azob cheking.
• Faqat kerakli harflarni oching, qolganlarini arxivga yoki o'chirish uchun yuboring. Biz keraksiz narsalarga obuna bo'lishdan ortiqcha foydalanamiz (Layfxakerga obuna bo'lish, aksincha, juda zarur) va natijada biz o'qishimiz mumkin bo'lganidan ko'ra ko'proq ma'lumotga ega bo'lamiz. Siz xohlagan harflarni qanday ajratish mumkin? Bitta oddiy, ammo juda samarali qoida bor: faqat sizga shaxsan ma'lum bir shaxsga yuborilgan xatlarni oching. Qolganlari - vaziyatga qarab maqolaning boshida tasvirlangan toifalardan birida.
• Shablonlar yarating. Ko'pincha, elektron pochta xabarlariga javoblar juda standart, ya'ni siz bir xil narsani yozasiz. Bu iborani tez-tez yozayotganingizni payqadingizmi? Tez nusxa ko'chirish va joylashtirish uchun shablonni yarating yoki uni pochta xizmatining o'zida yarating.
• Agar xat qayta ishlangan bo'lsa va hali vaqt bor bo'lsa, siz undan oqilona foydalanishingiz kerak. Biz 3, 4 va 6-sonli harflar toifasiga o'tamiz va u erda narsalarni tartibga solamiz.

Ko'rib turganingizdek, to'g'ri saralashga asoslangan ushbu o'quv qo'llanma LinkedIn bosh direktori Jeff Vaynerning umumiy elektron pochta maslahatlariga ajoyib qo'shimcha bo'ladi. Shuningdek, Leo Babautaning elektron pochta orqali yuborgan 10 ta maslahatini o‘tkazib yubormang. Aslida, elektron pochtangizdan maksimal darajada foydalanishning ko'plab qo'shimcha usullari mavjud. Sizga tegishli bo'lgan usullarni sinab ko'ring, natijalarni tahlil qiling va sharhlarda elektron pochta bilan ishlash samaradorligini oshirish bo'yicha o'z maslahatlaringizni qoldirishni unutmang.