Hamma narsadan xabardor bo'lish uchun vazifalarni qanday qilib to'g'ri guruhlash kerak

2024 Muallif: Malcolm Clapton | [email protected]. Oxirgi o'zgartirilgan: 2023-12-17 04:14

Vazifalar ro'yxatini tartibga solish orqali samaradorlikni oshiring.

Ko'p vazifalarni bajarish unchalik yaxshi narsa emasligini hamma uzoq vaqt biladi: bu bizni bir narsaga samarali e'tibor qaratishimizga xalaqit beradi.

Gap shundaki, bir vazifadan ikkinchisiga o'tish juda ko'p vaqtni oladi - buni Multitasking: Switching xarajatlari tadqiqotlari tasdiqlaydi. Odamlar oqim holatiga kirganlarida eng samarali ishlaydi: boshqa hech narsa bilan chalg'imasdan, to'liq bir faoliyatga qaratilgan.

Afsuski, oqimni ushlab turish har doim ham mumkin emas, chunki biz doimo diqqatimizni talab qiladigan turli xil narsalar bilan to'lib-toshganmiz. Biroq, turli xil faoliyatlar o'rtasida almashinish vaqtini va energiyani isrof qilishni minimallashtirishga imkon beradigan bitta hiyla bor. Bu vazifani to'plash deb ataladi.

Ushbu texnikaning mohiyati quyidagilardan iborat: siz bir xil turdagi vazifalarni paketlar deb ataladigan narsalarni birlashtirasiz va keyin ularni ommaviy ravishda bajarasiz. Hammasi oddiy.

Nima uchun vazifalarni guruhlash foydali?

Tasodifiy tartibda ishlarni bajarish eng oson: rejalashtirish, ustuvorliklarni belgilash va boshqa zerikarli narsalar bilan ovora bo'lishingiz shart emas. Siz nimanidir esladingiz - va siz buni qildingiz. Va keyin biz keyingi vazifaga o'tdik.

Biroq, bu yondashuv diqqatni jamlash qobiliyatingiz uchun juda foydali emas. Psychology Today jurnalida chop etilgan “The True Cost Of Multi-Tasking” tadqiqotiga ko‘ra, odam bir-biriga bog‘liq bo‘lmagan vazifalarni almashtirishda 40 foizgacha mehnat unumdorligini yo‘qotadi.

Boshqacha qilib aytadigan bo'lsak, agar siz avval hisobot yozsangiz, keyin elektron pochta xabarlariga javob berishni boshlasangiz, qog'oz hujjatlarni saralab, keyin yana hisobotga qaytsangiz, har safar oldingisiga o'xshamaydigan yangi vazifaga e'tiboringizni vaqt sarflasangiz. “Inson omillari: muvaffaqiyatli loyihalar va jamoalar” kitobining muallifi Tom DeMarkoning ta’kidlashicha, bu “vitesni almashtirish” 15 daqiqa yoki undan ko‘proq vaqtni olishi mumkin.

To'plamli guruhlash vazifalari bir faoliyatdan boshqasiga o'tishni osonlashtiradi. Vazifalaringiz qanchalik o'xshash bo'lsa, birini tugatgandan so'ng, keyingisini bajarish osonroq bo'ladi.

Ommaviy ishlov berishdan qanday foydalanish kerak

1. Vazifalar ro‘yxatini tuzing

Birinchidan, nima qilishni maqsad qilganingizni oddiy ro'yxatda satrga yozing. Siz buni qog'ozda qilishingiz yoki ko'plab vazifalarni boshqarish ilovalaridan foydalanishingiz mumkin. Asosiysi, hamma narsani tuzatish. Har kuni (yoki kamida haftada bir marta) rejalashtirish uchun bir oz vaqt ajratish idealdir.

2. Vazifalarni toifalarga ajrating

Endi ro'yxat tayyor, uning barcha elementlarini toifalarga ajrating. Ular har xil bo'lishi mumkin - o'zingiz xohlagan narsani tanlang. Asosiysi, bu qulay va ingl.

Masalan, "Muzokaralar" bo'limida "E-pochtaga javob berish" yoki "Hamkasblarga qo'ng'iroq qilish" va "Matn" bo'limida "Maqola yozish" va "Tahrixlash" kabi vazifalarni to'plang. Uy yumushlari, ish vazifalari, xaridlar va boshqalar uchun alohida toifalar yarating. Bunday tartiblangan ro'yxatda harakat qilish osonroq bo'ladi.

Yana bir variant - vazifalarni bajarilishi kerak bo'lgan joyga qarab paketlarda to'plash. Misol uchun, barcha xaridlarni "Supermarket" manziliga, ish vazifalarini esa "Ofis" manziliga bog'lang va hokazo. Shunday qilib, agar siz o'zingizni do'kon yaqinida ko'rsangiz, vazifalar ro'yxatini ko'rib chiqishingiz va darhol barcha kerakli xaridlarni ko'rishingiz mumkin.

3. Vaqtni bloklash

Vazifalarni ommaviy qayta ishlash vaqtni blokirovka qilish texnikasi bilan birgalikda juda yaxshi ishlaydi. Ro'yxatni toifalarga ajratganingizdan so'ng, har bir toifa uchun kunning ma'lum vaqtini ajrating. Va taqvimingizga tegishli blokni qo'shing. Bir vaqt oralig'ida faqat bitta toifadagi ishlarni bajaring va boshqalarga e'tibor bermang.

Yana bir variant - mashhur Pomodoro texnikasini vazifalarni to'plash bilan bog'lash. 25 daqiqa davomida siz bitta paketdan uzluksiz vazifalar bilan shug'ullanasiz. Keyin 5 daqiqa dam oling. Keyin tsiklni boshqa holatlar guruhi bilan takrorlang.

4. Eng yuqori mahsuldorligingizni hisobga oling

Kunning qaysi vaqtida eng samarali ekanligingizni aniqlang. Ko'pchilikda bu ertalab bor, lekin tungi boyqushlar ham bor, ular qorong'uda diqqatni jamlashni osonlashtiradi. O'zingizning samaradorlik cho'qqisini toping va undagi eng muhim toifadagi vazifalarni bajarishga harakat qiling.

5. Chalg'itadigan narsalarni yo'q qiling

Keyingi vazifalar guruhini bajarishni boshlaganingizda, tasodifiy bildirishnoma yoki telefon qo'ng'irog'i sizni bezovta qilmasligiga ishonch hosil qiling. Smartfoningizni tekshirish uchun maxsus vaqt ajratishingiz mumkin. Bir toifadagi vazifalarni hal qilayotganda, qolganlari haqida o'ylamang.

Qanday vazifalarni guruhlash mumkin

Aslida, umuman olganda, har qanday. Skott Yang, yozuvchi, dasturchi, tadbirkor va ommaviy ishlov berishning katta muxlisi, bir nechta misollar keltiradi:

• Elektron pochta."Haftada 4 soat qanday ishlash kerak" kitobining muallifi Tim Ferris ba'zan soatiga 300 ta elektron xat oladi. Va bunday hajmga qaramay, u kuniga bir marta javob beradi, ayniqsa buning uchun vaqt ajratadi.
• O'qish. O'rtada biror narsani o'qish deyarli foydasiz, chunki siz baribir ko'p narsani eslay olmaysiz. O'zingiz uchun ma'lumotni o'ylab qabul qilish qulayroq ekanligini aniqlang va bu vaqtni o'qish uchun bron qiling.
• Telefon qo'ng'iroqlari. Qo'ng'iroq qilishingiz kerak bo'lgan odamlarning ismlarini va ularning telefon raqamlarini bitta ro'yxatga yozing. Keyin ro'yxatdagi barcha nomzodlarni birdaniga chaqiring. Birinchidan, sizni telefon suhbatlari yana chalg'itmaydi. Ikkinchidan, siz odamlar eng kam band bo'lgan va siz bilan gaplasha oladigan kun vaqtini tanlashingiz mumkin.
• Dam olish va o'yin-kulgi. Barcha o'yin-kulgilarni - filmlar, kompyuter o'yinlari, sayrlarni kun oxiriga o'tkazing. Bu sizni ishni imkon qadar tezroq tugatishga undaydi va bugungi kun uchun hamma narsa allaqachon o'zgartirilganligini bilib, dam olishingiz osonroq bo'ladi.
• Savdo sayohatlari. Uydan chiqishdan oldin, barcha vazifalarni, xaridlarni va topshiriqlarni yig'ib oling va ularni bir vaqtning o'zida bajaring. Misol uchun, siz bir vaqtning o'zida supermarket, pochta bo'limi va kimyoviy tozalashga tashrif buyurishingiz mumkin. Nafaqat vaqtni, balki benzinni ham tejang.
• Ijtimoiy tarmoqlarda yozishmalar. Internetda suhbatlashish uchun kechqurun bir soat vaqt ajrating. Qolgan vaqtda esa ijtimoiy media mijoz bildirishnomalarini oʻchirib qoʻying.
• Ovqat pishirish. Ehtimol, sizda har kuni biror narsa pishirishga vaqtingiz yo'q. Yaxshiyamki, tsivilizatsiya bizga mikroto'lqinli pech kabi jihozni taqdim etdi. Keyingi hafta uchun ovqat tayyorlash uchun 1-2 kun ajrating va keyin uni qayta isitib oling.
• Ta'mirlash. Nihoyat, yig'ilib, uzoq vaqtdan beri qanotlarda kutayotgan uy atrofidagi barcha kichik ishlarni bajaring. Kuygan lampochkalarni almashtiring, eshik tutqichini va tomchilab turgan krani mahkamlang.
• Fikrlar. Siz har doim o'ylaysizmi, biror narsani rejalashtirishga harakat qilyapsizmi, ba'zi muammolarni hal qilyapsizmi, lekin hech narsa sizga yordam bermaydi? Skott Yang hatto qat'iy belgilangan vaqtda qilishni o'ylash kabi narsalarni maslahat beradi. Har hafta 2-3 soatdan keyin nima qilishni va qanday maqsadlarga erishmoqchi ekanligingizni rejalashtirishni odat qiling.

Ha, va shuning uchun vazifalarni to'plash ham vazifadir. Shuning uchun, ertangi kun uchun ro'yxatingizdagi narsalarni tarqatish uchun maxsus vaqt ajrating, yaxshisi kechqurun.