ALPEN usuli yordamida narsalarni qanday rejalashtirish va hamma narsadan xabardor bo'lish

2024 Muallif: Malcolm Clapton | [email protected]. Oxirgi o'zgartirilgan: 2023-12-17 04:14

Nemis aniqligi bilan vaqtni boshqarish.

ALPEN usuli nima

Bu narsalarni rejalashtirishning yana bir usuli, shunda siz hamma narsaga vaqtingiz bo'lishi kafolatlanadi va shu bilan birga yuk bilan aqldan ozmaysiz. Uni nemis iqtisod professori va vaqtni boshqarish bo'yicha mutaxassis Lotar Zayvert ixtiro qilgan.

Usul muallifi uni besh komponentga ajratgan. Bosqichlar nomidagi birinchi harflar oxir-oqibat nemischa ALPEN so'ziga (ruscha "Alplar") aylandi:

A - vazifalar ro'yxatini tuzish (Aufgaben);

L - talab qilinadigan vaqtni taxmin qilish (L änge schätzen);

P - bufer vaqtini rejalashtirish (Pufferzeiten einplanen);

E - vazifa ustuvorligi (Entscheidungen treffen);

N - umumlashtirish (Nnazorat qilish).

Usulning mohiyati shundaki, qaysi vazifalar haqiqatan ham vaqt olishga arziydi va qaysi biri keyinroq qoldirilishi mumkin. Bundan tashqari, sarflashingiz kerak bo'lgan vaqtga real munosabatda bo'ling va esda tutingki, uzilishlarsiz ishlash charchashga olib keladi.

Aslida, ALPEN usuli klassik vaqtni boshqarishdan Eyzenxauer matritsasi bilan bloklarni rejalashtirishning kombinatsiyasidir.

ALPEN usuli yordamida ishlarni qanday rejalashtirish kerak

Roʻyxat tuzing

Hammasini yozing - bugun qilmoqchi bo'lgan barcha narsalarni. Buni shunchaki yozib qo'ying: telefoningizdagi qog'oz daftarga, daftarga yoki rejalashtiruvchiga.

Aqliy ro'yxatni tuzish vasvasasi, albatta, ajoyib, ammo insonning "ishchi" xotirasi resurslari cheksiz emas. Ba'zi ma'lumotlarga ko'ra, u bir vaqtning o'zida to'rtta vazifa yoki ob'ektni saqlashi mumkin.

Avvalo narsalarni birinchi o'ringa qo'yish uchun vaqtni behuda sarflamang - shunchaki xayolingizga kelgan narsani yozing. Ro'yxat qo'rqinchli darajada ta'sirli bo'lishi aniq. Hechqisi yo'q, shunday bo'lishi kerak.

Qancha vaqt ketishini hisoblang

Hech bo'lmaganda bir marta narsalarni rejalashtirishga harakat qilgan har bir kishi, vaqtni boshqarish bo'yicha yangi kelganlarning sevimli rakesiga qadam qo'ydi: u 15 ta vazifa ro'yxatini tuzdi, lekin oxirida u hatto yarmini ham bajarmadi, chunki ular jismoniy jihatdan ma'lum bo'ldi. ish kuniga to'g'ri kelmaydi. Natijada, men xafa bo'ldim va vaqtni boshqarishning yangi usullaridan voz kechdim.

Buning oldini olish uchun vaqt xarajatlarini tushunishingiz kerak. Ro'yxatingizdagi har bir vazifa necha daqiqa yoki soat davom etishini o'ylab ko'ring. Iloji boricha realistik bo'ling. O'tmishdagi tajribaga asoslang va, masalan, tez charchab qolsangiz yoki ishni kechiktirsangiz, shaxsiy xususiyatlaringizni unutmang. Shuni esda tutish kerakki, bularning barchasi xayoliy supermen uchun emas, balki siz uchun.

Hisoblashni tugatganingizdan so'ng, har bir elementning yoniga taxminiy vaqtni yozing.

Bufer vaqtlarini rejalashtiring

Yana bir keng tarqalgan xato - narsalarni birma-bir rejalashtirish. Bunday strategiya, birinchidan, insonning tanaffuslar qilish kerakligini hisobga olmaydi, ikkinchidan, bu barcha rejalar bitta kichik kechikish yoki fors-major tufayli barbod bo'lish xavfiga olib keladi.

Uchrashuv belgilangan vaqtdan bir oz ko'proq davom etdi, pudratchi buyurtmani biroz kechroq berdi, ba'zi hamkasblar kechikishdi, siz tirbandlikda qoldingiz, bola bog'chada uzoq vaqt kiyinib yurgan - va hammasi, kun bo'yi quyidagi narsalarni kechiktirish yoki hatto bekor qilish va qayta chizish kerak. Bu odatda juda g'azablangan va asabiylashadi.

Shuning uchun, har bir topshiriqdan so'ng, rejaga bufer vaqtini, ya'ni siz hech narsa bilan band bo'lmagan vaqtni kiritish muhimdir.

Agar biror narsa noto'g'ri bo'lsa, ushbu bo'sh joylar sizga biznesning qolgan qismini engishingizga yordam beradi. Va agar fors-major holatlari ro'y bermasa, siz tanaffus qilish uchun bufer vaqtidan foydalanasiz: kofe iching, sayr qiling, kitob o'qing yoki shunchaki jim o'tiring. Va nihoyat, bu vaqtni qo'shimcha vazifalar yoki shaxsiy loyihalarga bag'ishlashingiz mumkin.

Bufer bloklari hajmini o'zingiz aniqlashingiz kerak. Ideal holda, ALPEN usuliga ko'ra, ular ish vaqtining 40% gacha bo'lishi kerak.

Vazifalarni birinchi o'ringa qo'ying

Ushbu bosqichda, odatda, talab qilinadigan vaqt va bufer bloklarini hisobga olgan holda, odam birinchi marta tuzgan ishlar ro'yxatini bir kun ichida engib o'tish jismonan mumkin emasligi aniq bo'ladi. Shuning uchun, siz qaysi vazifalarni saqlashni, qaysi birini bekor qilishni yoki qayta rejalashtirishni birinchi o'ringa qo'yishingiz va tanlashingiz kerak.

Buning uchun klassik vosita mos keladi - Eisenhower matritsasi. Unga ko'ra, ro'yxatdagi barcha vazifalar shartli ravishda to'rt toifaga bo'lingan:

1. Muhim va shoshilinch. Ular birinchi navbatda hal qilinishi kerak.
2. Muhim, lekin shoshilinch emas. Birinchi guruh bilan shug'ullanganingizdan so'ng, bularga biroz vaqt ajratishingiz mumkin.
3. Shoshilinch, ammo ahamiyatsiz … Kun bo'yi ularni bag'ishlamaslik va shoshilinch tuzoqqa tushib qolmaslik uchun ularni vakolat berish yoki muhimlaridan keyin uchinchi o'ringa qo'yish yaxshiroqdir.
4. Shoshilinch va ahamiyatsiz emas … Bularni o'chirib tashlash, kimgadir topshirish yoki orqaga qo'yish kerak.

Shunday qilib, sizning ro'yxatingiz sezilarli darajada qisqaradi va haqiqatga yaqinroq bo'ladi.

Xulosa qiling

Kun oxirida kunni rejalashtiruvchini oching va o'zingizga bir nechta savol bering:

• Siz nimaga erishdingiz va nima qila olmadingiz?
• Barcha rejalashtirilgan vazifalarni bajarish uchun etarli vaqtingiz bormi?
• Men talab qilinadigan vaqtni to'g'ri hisobladimmi yoki keyingi safar ko'proq vaqt sarflashim kerakmi?
• Rejamda fors-major holatlarini qoplash va dam olishga vaqt ajratish uchun yetarli bufer vaqti bormi?
• Belgilangan muddatlarni buzmaslik uchun, lekin shu bilan birga muntazam ishlarga aralashmaslik uchun muhim va shoshilinch masalalarni hal qilishga vaqtim bormi?
• Rejani keyingi safar men uchun qulayroq qilish uchun nima qila olasiz?

Ularga javob berganingizda, hal qilmagan vazifalaringizni keyingi kunga o'tkazing. Va "xatolarni tuzatish"ni hisobga olgan holda yangi reja tuzing.