Qanday qilib narsalarni tartibga solish va hamma narsadan xabardor bo'lish: GTD tizimi bo'yicha to'liq qo'llanma

2024 Muallif: Malcolm Clapton | [email protected]. Oxirgi o'zgartirilgan: 2023-12-17 04:14

Har qanday loyihani rejalashtirishga yordam berish uchun nazariyadan shablongacha.

Nima uchun GTD yaxshi?

Hosildorlik xizmatlari bilan bog'liq muammo shundaki, har bir kishi o'zini barcha muammolarni hal qiladigan, ma'lumotni saqlaydigan, muloqot qiladigan joy sifatida ko'rsatadi. Aksariyat xizmatlar sizdan birinchi o'ringa chiqishingizni va ularga amal qilishingizni so'raydi.

Ammo kamdan-kam odam diqqatini muhim vazifalarni bajarishga qaratishi mumkin va har xil kichik narsalarga e'tibor bermaydi: shoshilinch vazifalar, hamkasblar, do'stlar yoki tanishlar so'rovlari. Vazifalar ko'p bo'lsa, ularni hal qilish qiyin. Shuning uchun, amalda, ishlarni boshqarish uchun bir nechta xizmatlardan foydalanishingiz kerak. Qilish kerak bo'lgan ishlar ko'p bo'lsa, biz ushbu xizmatlar va ro'yxatlarda chalkashib keta boshlaymiz va oxir-oqibat ulardan foydalanishni to'xtatamiz.

Getting Things Done (GTD) metodologiyasi har qanday muammoni hal qilish mumkin bo'lgan yagona tizimni yaratish uchun universal loyihani taqdim etadi. Siz xotirjam bo'lasiz va tashvishlanmaysiz, chunki siz hech narsani unutmasligingizga amin bo'lasiz. Kerakli vaqtda tizim nima qilish kerakligini va nimaga e'tibor qaratish kerakligini aytadi.

Xo'sh, nega ko'pchilik samarasiz ishlaydi?

Loyihalar, holatlar va topshiriqlar ko'p bo'lsa, odamlar samarasiz ishlay boshlaydi. Ular uchun bularning barchasini o'z boshida saqlash qiyin, u erda birinchi o'ringa qo'yish. Shuning uchun, yoki umuman hech narsa qilinmaydi, yoki eng osoni qilinadi va muhim ishlar keyinga qoldiriladi. Yana bir muammo paydo bo'ladi: shoshilinch vazifalarni kecha hal qilish kerak bo'lganda.

Bundan tashqari, odam tezroq charchay boshlaydi, asabiylashadi. U tinimsiz odat g'ildiragidagi sincap kabi yuguradi va haqiqatan ham muhim, pul va strategik loyihalar chetda qolmoqda.

Devid Allen tomonidan 2001 yilda nashr etilgan va jahon bestselleriga aylangan kitobida tasvirlangan Getting Things Done tizimi bu vaziyatdan chiqishga yordam beradi.

Siz bilishingiz kerak bo'lgan asosiy GTD tushunchalari haqida gapirib bering

Muntazam - bu bezovta qiladigan, chalg'itadigan va energiyani behuda sarflaydigan harakatlar, fikrlar va tashvishlar. Muntazam vazifalarga aylantirilmaguncha, uni nazorat qilib bo'lmaydi. Bir xil muammolar haqida bir necha bor o'ylash - bu umidsizlik va stressni keltirib chiqaradigan ijodiy energiyadan samarasiz foydalanish.

GTD ning maqsadi - boshingizni odatdagidan ozod qilish va ichki stressni olib tashlashdir.

Insonning operativ xotirasi- qisqa muddatli xotira joylashgan miya sohasi. Bu erda biz odatda tugallanmagan ishlarni, boshqa odamlarga berilgan va'dalarni va bizni bezovta qiladigan boshqa fikrlarni joylashtiramiz. Afsuski, sizning miyangiz to'g'ri ishlashi uchun saqlashingiz mumkin bo'lgan tartib miqdori chegaralangan. Agar operativ xotirangiz to'lgan bo'lsa, siz kichik vazifalar bilan chalg'iyapsiz va maqsadlaringizni unutasiz, bu esa stressga olib keladi.

Ma'lumot yig'ish vositalari- ma'lumotlar qaerga ketadi va nima qilish kerakligini qayd etasiz. Masalan:

• tashkilotchilar;
• daftarlar;
• Elektron pochta;
• kalendar;
• ovoz yozuvchisi.

"Kirish qutisi" savati- siz topshiriq va vazifalarga aylantiradigan tartib uchun yagona ombor. Inbox bilan ishlashning eng muhim qoidalaridan biri uni muntazam tozalashdir.

Oddiy harakatlar - ikki daqiqadan kamroq vaqtni oladigan bir bosqichli harakatlar. Amalda, bunday masalalar uchun besh daqiqa vaqt ajratish qulayroqdir.

Loyiha - bajarish uchun bir necha qadamni talab qiladigan vazifa. Loyiha haqida eslatma qoldirish va uni amalga oshirish uchun dastlabki qadamlarni tavsiflash kerak. Natijada, loyiha keyingi besh daqiqada bajarilishi va yakuniy natijaga erishishi mumkin bo'lgan oddiy harakatga aylanadi.

Loyihada tafsilotlarni tavsiflovchi karta yoki faylga havola bo'lishi kerak: mas'ul, muddatlar, toifa (masalan, "Marketing", "Huquqiy", "Rivojlanish"), vazifalari bo'lgan kichikroq kartalarga havolalar. Ushbu tuzilmani Trelloda tashkil qilish qulay.

Kontekst ro'yxati - muayyan sharoitlarda bajarish uchun qulay bo'lgan vazifalar ro'yxati. Masalan, "Xaridlar" kontekstli ro'yxatida do'konda sotib olinishi kerak bo'lgan narsalar va mahsulotlar ro'yxati bo'ladi. Qo'ng'iroqlar ro'yxati bo'sh bo'lganingizda amalga oshiriladigan qo'ng'iroqlar ro'yxatini o'z ichiga olishi mumkin.

Siz ishlayotgan va muloqot qiladigan odamlar uchun individual kontekstli ro'yxatlar tuzish qulay. Muayyan shaxs bilan uchrashganda, siz tezda ro'yxatni ochib, kerakli muammolarni hal qilishingiz mumkin.

Taqvimdan qanday foydalanaman?

Taqvimga quyidagilar kiritilishi kerak:

• ma'lum bir vaqtda bajarilishi kerak bo'lgan harakatlar (yig'ilishlar, ish uchrashuvlari, seminarlar);
• ma'lum bir kunda bajarilishi kerak bo'lgan harakatlar (loyihani ma'lum bir sanaga yakunlang, konferentsiyada ishtirok eting);
• aniq sanalar haqida ma'lumot (yubileylar, tug'ilgan kunlar, bayramlar).

Bularning barchasini kuzatib borish uchun men Google Taqvimdan foydalanaman. Ushbu xizmat qulay, chunki:

• telefondan ham, kompyuterdan ham foydalanish mumkin;
• bir ekranda bir vaqtning o'zida bir nechta kalendarlarni ko'rsatish mumkin;
• smartfonda eslatmalar mavjud.

Agar siz taqvimga biror narsa qo'shgan bo'lsangiz, uni bajarasiz yoki boshqa sanaga qoldirasiz. Kundan kunga muntazam ravishda o'zgartiriladigan ishlar ro'yxati bilan taqvimni chalkashtirib yuborishning hojati yo'q. Bunday ro'yxatlar uchun alohida echimlar mavjud.

Agar siz muntazam ravishda mijozlarga, etkazib beruvchilarga yoki pudratchilarga ma'lum bir vaqtda qo'ng'iroq qilishingiz kerak bo'lsa, buning uchun CRM tizimidan foydalanish yaxshiroqdir.

Qanday ro'yxatlarni yaratishingiz kerak?

Ustuvor harakatlar ro'yxati

Haftalik hisobotni tuzish, raqobatchining veb-saytini o'rganish, pochta qutingizdagi kirish qutisini tozalash, dizaynerlar uchun texnik topshiriqni tuzish - bularning barchasi ikki daqiqadan ko'proq vaqtni oladi, ammo ularni hech kimga topshirish mumkin emas. Biz bunday narsalarni ustuvor harakatlar ro'yxatiga kiritamiz va ularni kun davomida amalga oshiramiz.

Bunday ro'yxatlar bilan ishlash qoidalari:

• Ro'yxatlar ko'p bo'lmasligi kerak, ikkita yoki uchtasi etarli. Masalan, Shaxsiy, Ish, Oila. Agar sizda ma'lum bir kun uchun ro'yxatdagi vazifangiz bo'lsa, taqvimingizga eslatma o'rnating.
• Ushbu ro'yxatdagi vazifalarni kontekst bo'yicha belgilash qulay: "Yo'lda", "Kompyuterda", "O'qing", "Sotib olish", "Va'dalar". Vazifalar bir yoki bir nechta tegga ega bo'lishi mumkin. Masalan, "It bilan yurish" vazifasi "Shaxsiy" loyihasi va "Va'dalar" yorlig'iga ishora qiladi.
• Ro'yxatga vazifa qo'shishdan oldin, buni umuman qilish kerakmi yoki yo'qligini o'ylab ko'ring. Agar javob ha bo'lsa, ishni shaxsan bajarishingiz kerakmi yoki yo'qligini hal qiling. Axir, siz bo'ysunuvchiga ovozli xabar yuborishingiz va unga vakillik qilishingiz mumkin. Siz topshirgan vazifalar "Tayinlangan" deb etiketlanadi. Unda Ish ro'yxati va Shaxsiy ro'yxatdagi holatlar mavjud.
• Ro'yxatlarni muntazam ravishda ko'rib chiqing. Bo'sh daqiqangiz bo'lganda buni qiling. Avval bajarilishi kerak bo'lgan vazifalarni yuqoriga ko'taring.
• Vazifalar ro'yxatini kamida oyiga bir marta tozalang.

"Bir kun" ro'yxati

Ushbu ro'yxat faol harakatlarni talab qilmaydigan narsalarni o'z ichiga oladi. Bu bo'lishi mumkin:

• sotib olmoqchi bo'lgan kitoblar, yozuvlar, video treninglar;
• o'zlashtirmoqchi bo'lgan foydali ko'nikmalar;
• tashrif buyurmoqchi bo'lgan joylar;
• sotib olmoqchi bo'lgan narsalar.

Siz vaqti-vaqti bilan ushbu ro'yxatni ko'rib chiqishingiz, eslatma olishingiz va ularni ish olib boriladigan maqsadlarga aylantirishingiz kerak.

Kelajakda foydali bo'ladigan ma'lumotnoma ma'lumotlarini qanday saqlaysiz?

Ushbu ma'lumot hech qanday harakatni talab qilmaydi. Ushbu ma'lumotlar omborining asosiy mezonlari:

• Sarlavhalar, teglar, qisqacha tavsiflar bo'yicha qulay qidiruv.
• Ma'lumotni omborga joylashtirish qulayligi.
• Axborotni saqlashning intuitiv tuzilishi. Yangi ma'lumotlar kelganda, siz tezda toifani va uni qaerga joylashtirishni tanlashingiz kerak.
• Har qanday qurilmada saqlash imkoniyati.

Majburiy GTD marosimlari bormi?

Ha, ularning bir nechtasi bor.

"Kirish qutisi" savatidagi barcha ma'lumotlar to'plami

Ma'lumot to'plash uchun ko'plab vositalar mavjud. Ammo bularning barchasi bir joyga to'planishi kerak, u bilan ishlashni davom ettirasiz.

Kiruvchi quti axlat qutisini bo'shatish

Haftada bir yoki ikki marta siz Inbox ro'yxatini ko'rib chiqishingiz va to'planganlarni papkalar yoki yorliqlar bo'yicha saralashingiz kerak bo'ladi. Ushbu marosim harakatlarning tushunarli algoritmi va ularni muntazam takrorlashdan hosil bo'lgan odat bo'lishi kerak.

Har hafta bajariladigan ishlar tizimini qanday tozalashingiz uchun oddiy, bosqichma-bosqich rejangiz bo'lishi kerak. Ishlar ko'rilgan kunlarni belgilaydigan taqvim yarating. Agar, masalan, 30 kun ichida kamida 20 kun ichida siz Kirish qutingizni bo'shatib, taqvimdagi kunlarni chizib qo'ysangiz, o'zingizga mukofot tayinlang.

Ustuvor harakatlar ro'yxatini va "Bir kun kelib" ro'yxatini qayta ko'rib chiqish, ustuvorliklarni belgilash

Ro'yxatlarni qayta ko'rib chiqishda, ustuvorliklarni to'g'ri belgilash va kuchli tomonlaringizga realist munosabatda bo'lish muhimdir. Bu o'zingizni og'ir vazifalar bilan ortiqcha yuklamaslik va samarasizligingizni anglashdan aziyat chekmaslik uchun kerak.

Keraksiz savatlarni yo'q qilish

Ko'pincha, hamkasblar va hamkorlar bilan muloqot qilishda yangi pochta qutilari, hujjatlar va ro'yxatlar paydo bo'ladi.

Sizning vazifangiz ma'lumotlar Inbox papkasiga tushishi uchun hamma narsani iloji boricha avtomatlashtirishdir.

Bu pochta qutisi yoki elektron rejalashtiruvchi bo'lishi mumkin. Avtomatlashtirish va ma'lumotlarni qayta yo'naltirish uchun IFTTT va Zapier xizmatlari mos keladi. Ma'lumot to'plash uchun savat kamroq bo'lishi kerak.

Kirish qutisi savati bilan qanday ishlash va to'plangan ishlarni saralash kerak?

Birinchidan, pochta qutingizdan topshiriq, ish yoki ma'lumotni chiqarib oling va savolga javob bering: Bu nima? Haqiqatan ham biror narsa qilish kerakmi?”

Hech narsa qilishingiz shart bo'lmasa, sizda ikkita variant bor. Agar u endi foydali bo'lmagan axlat bo'lsa, siz uni tashlab yuborasiz. Agar foydali ma'lumot bo'lsa, uni arxivga qo'ying. U toifa va teg bo'yicha tuzilgan bo'lishi kerak, shuning uchun siz izlayotgan narsani osongina topishingiz mumkin.

Agar siz ma'lumot bilan biror narsa qilishingiz kerak bo'lsa, uchta variant mavjud:

1. Keraklini to'ldiring. Agar harakat muhim bo'lsa va 2-5 daqiqadan ko'proq vaqt talab qilmasa.

2. Kimgadir vakolat berish. Agar harakat ikki daqiqadan ko'proq vaqt talab qilsa, uni kimgadir topshirishingiz mumkinligini o'ylab ko'ring.

Biror kishiga vakolat berishda quyidagilar yozilishi kerak:

• yakuniy natija;
• ish rejasi (maqsad sari yo'l);
• topshiriqni bajarish muddati;
• nazorat sanasi va unga tayyor bo'lishi kerak bo'lgan natija (oraliq yoki yakuniy).

3. Kelajak uchun kechiktirish. Bunda quyidagilarni ko'rsating:

• istalgan natija;
• eng yaqin keyingi harakatlar. Esingizda bo'lsin: loyihani bir butun sifatida yakunlash mumkin emas, siz faqat yakuniy natijaga yaqinlashtiradigan aniq oddiy qadamlarni qo'yishingiz mumkin;
• topshirish muddati; tugatish muddati. Agar aniq vaqt oralig'i bo'lmasa, harakatni "Bir kun" ro'yxatiga qo'shing.

Belgilangan kunda ularni qabul qilish uchun o'zingizga xabar yuborishingiz mumkin. Buning uchun to'g'ri kunni eslatuvchi "Google Calendar" ham, sizga ma'lum bir vaqtda elektron pochta xabarini yuboradigan Bumerang pochta ilovasi ham mos keladi.

Ishingizni qanday rejalashtirish kerak?

Barcha ishlarni uch bosqichga bo'lish mumkin:

1. Oldindan rejalashtirilgan ishlarni amalga oshirish. Bu sizni maqsadingizga yaqinlashtiradigan strategik muhim narsalar yoki shunchaki bajarilishi kerak bo'lgan tartib bo'lishi mumkin.
2. Ishni kutilmaganda paydo bo'lganidek bajarish. Bu kun davomida hamkasblar, menejerlarning vazifalari, mijozlardan xatlar kelganda.
3. Keyingi ishlarni rejalashtirish: ro'yxatlarni tuzish va qayta ko'rib chiqish, ustuvorliklarni belgilash. Rejalashtirish uchun rejalashtirishni amalga oshirish uchun bu nuqta uzoq vaqt talab qilmasligi kerak.

Ishlar va vazifalarni rejalashtirish amaliyoti (memo-kitob) Devid Allenning kitobida tasvirlangan.

Devid Allen Shaxsiy ishlash va vaqtni boshqarish bo'yicha maslahatchi, GTD mahsuldorlik metodologiyasi muallifi

Xotira kitobi uchun sizga 43 ta papka kerak bo'ladi: 31 tasi 1 dan 31 gacha raqamlar bilan, yana 12 tasi oylar nomi bilan belgilangan. Ertadan boshlab kundalik papkalar oldinga qo'yiladi. 31-raqamli papkaning orqasida keyingi oy uchun papka, uning orqasida esa qolgan oylar bilan papkalar joylashgan.

Keyingi kun uchun papkaning mazmuni har kuni axlat qutisiga o'tkaziladi, so'ngra papka kundalik papkalarning oxirgisi orqasiga joylashtiriladi (xuddi keyingi oyga o'tkaziladi). Joriy oy uchun 31-papkani bo'shatganingizda, uning orqasida yangi oy nomi yozilgan papka, keyin esa yangi oy kunlari yozilgan papkalar bo'ladi. Xuddi shunday, joriy oy o'tgan papka keyingi yilga o'tkaziladi.

Muayyan papkada siz aniq harakatlarni talab qiladigan hujjatlarni saqlashingiz kerak (to'ldirilishi kerak bo'lgan shakl, yuborish uchun xat).

Tizim ishlashi uchun uni har kuni yangilab turish kerak. Ertaga papkani yangilashni unutib qo'ysangiz, tizimga ishona olmaysiz. Muhim ma'lumotlar o'tkazib yuboriladi, ular boshqa yo'llar bilan hal qilinishi kerak.

Agar siz bir necha kunga ketayotgan bo'lsangiz, ketishdan oldin siz yo'q bo'lgan kunlar uchun papkalarni tekshirishingiz kerak.

Zamonaviy rejalashtirish tizimlarini hisobga olgan holda uni amalda qanday tashkil qilish kerak:

1. Esda qolarli kitob o'rniga har bir kun uchun qilinadigan ishlar ro'yxati bilan tashkilotchidan foydalaning va unga joriy kun uchun vazifalarni kiriting. Uchrashuvlar va vaqtga bog'liq ishlar birinchi navbatda yozib olinishi va tizim ularni oldindan xabardor qilishi uchun eslatmalar o'rnatilishi kerak.
2. Bir oy davomida qilinadigan ishlar ro'yxati bilan fayl yarating. Bu vaqt ichida nima qilishni xohlayotganingiz ro'yxati. Siz unga butun oy davomida ishlarni qo'shasiz. Vazifalarni qayta ko'rib chiqish haftada bir marta amalga oshirilishi kerak. Eng muhim vazifalaringizni rejalashtirayotganda, ustuvorliklaringizni tushunishingiz uchun haftani haftaga taqsimlang. Siz ularni birinchi navbatda bajarasiz, aks holda hamma vaqt kichik va shoshilinch ishlarga o'tadi.
3. Yil uchun rejalar bilan fayl yarating. Oyiga bir marta ko'rib chiqilishi kerak. Ushbu fayldagi ishlar oylik rejalarga o'tkaziladi.
4. 3-5 yilga mo'ljallangan uzoq muddatli maqsadlar asosida yil uchun rejalar tuzing. Bu narsalarni yil oxirida yoki ta'til paytida, bosh kundalik vazifalar bilan yuklanmagan paytda belgilash yaxshiroqdir.

Bu to'rt nuqta Devid Allen tabiiy rejalashtirish tizimi deb ataydi. Ushbu tizim siz uchun muhim bo'lgan maqsadlar sari harakat qilish imkonini beradi va vaqtni muntazam ravishda sarflamaydi.

Har qanday loyihani rejalashtirish uchun ishlatilishi mumkin bo'lgan yagona reja bormi?

Ha albatta. Devid Allen buni tabiiy rejalashtirish modeli deb ataydi. U bir necha bosqichlardan iborat.

Qadam 1. Ideal natijaning maqsadi va rasmi

Maqsad yoki ideal yakuniy natijani belgilang, unga erishganingizni tasavvur qiling.

Uni muvaffaqiyatning barcha mezonlari (pul, odamlar, tan olish) bilan tavsiflang. Yakuniy natijani qanchalik batafsil tasvirlab bersangiz, motivatsiya shunchalik kuchli bo'ladi, ayniqsa siz aniq harakatlar qilishingiz kerak bo'lgan daqiqalarda, lekin bunga vaqt yo'q.

2-qadam. Prinsiplar

Maqsadingizga erishganingizda amal qiladigan tamoyillarni tasvirlab bering. Misol uchun: "Men odamlarga to'liq harakat erkinligini beraman, agar ular … (byudjet doirasida qolsalar, loyihani ma'lum bir muddatdan oldin tugatsalar)." O'zingizdan so'rang: "Qaysi harakatlar mening faoliyatimga xalaqit berishi mumkin? Qanday qilib ularni oldini olishim mumkin?”

Printsiplar aniq va faoliyatni boshqarish uchun ishonchli qo'llanmani beradi.

3-qadam. Aqliy hujum

Aqlga keladigan turli g'oyalarni yozib olishda miya hujumi.

Aqliy hujumning asosiy tamoyillari:

• hukm qilmang;
• bahslashmang;
• baho bermaslik;
• tanqid qilmang;
• sifat emas, miqdor haqida o'ylang;
• yon tomondan tahlil qilish va tashkil etish.

Qadam 4. Ro'yxat shaklida loyiha rejasi

Miya hujumi natijalarini vazifalar ro'yxatiga kiriting. Oxirida rejalashtirishni boshlang va orqaga qayting. Bu sizga maqsad sari birinchi qadamni rejalashtirish va aniqlashni osonlashtiradi. Oxiridan rejalashtirishga misol:

Maqsad (ideal natija): Men ispan tilida gaplasha olaman va odamlarni tushunaman.

Nima uchun bu: Men ispaniyalik hamkorlar bilan ishbilarmonlik muzokaralari davomida tarjimonlar ishtirokisiz muloqot qilishni va Ispaniyada dam olish vaqtida boshqalar bilan erkin muloqot qilishni xohlayman.

Maqsad sari qadamlar:

• Maqsadga erishishdan bir qadam oldin: men ispan tilida so'zlashuvchini topdim va u bilan haftada ikki marta gaplashaman.
• Bir qadam oldin: men B1 tilini bilish imtihonini topshirdim.
• Bir qadam oldin: men A1 malaka imtihonidan o'tdim.
• Bundan bir qadam oldin: men bir oyda sakkiz marta ispan tilidan dars oldim va barcha uy vazifalarimni bajardim.
• Undan bir qadam oldin: men ispan tili kursiga yozildim va bir oylik o‘qish uchun pul to‘ladim.
• Bir qadam oldin: men ispan tili kurslari haqida ma'lumot to'pladim va taqqoslash jadvalini tuzdim.
• Birinchi qadam: Men taqvimda ispan tili kurslari haqida ma'lumot yig'adigan vaqtni rejalashtirdim.

Agar jamoa bitta vazifa ustida ishlayotgan bo'lsa va butun rejani bir joyda tashkil qilish kerak bo'lsa, Gantt diagrammasidan foydalanish qulay. Undagi birinchi ustun maqsadga erishish yo'lidagi bosqichlar, ikkinchi ustun - mas'ul bo'lganlar. Keyinchalik vaqt davriga ega ustunlar bo'ladi. Hujayralar ma'lum bir bosqich holatini o'z ichiga oladi, masalan, "Rejalashtirilgan", "Davom etilmoqda", "Tugallangan", "Kechiktirilgan".

GTD va tabiiy rejalashtirish tizimi qo'rqinchli ko'rinishi mumkin. Ammo uni o'zingiz uchun moslashtirsangiz va undan muntazam foydalanishni boshlasangiz, hamma narsa birinchi qarashda ko'rinadiganidan ancha oson ekanligini his qilasiz.