Uchrashuvlarni samarali qilish uchun ularni qanday rejalashtirish kerak

2024 Muallif: Malcolm Clapton | [email protected]. Oxirgi o'zgartirilgan: 2023-12-17 04:14

Vaqtingizni behuda sarflamang.

Siz uchrashuvlarni yoqtirmasligingiz mumkin, lekin siz hali ham ularni o'tkazishingiz kerak. Bu har qanday kompaniyada ish jarayonining muhim qismidir. Uchrashuvlarni foydaliroq va tezroq qilishning bir usuli ularni diqqat bilan rejalashtirishdir. Iqtisodiyot fanlari doktori Olga Demyanovaning “Tez va samarali uchrashuvlar. Tayyorgarlikdan tortib, kerakli natijaga erishishgacha."

"Alpina PRO" nashriyot uyi ruxsati bilan Lifehacker ikkinchi bobdan parchani nashr etadi.

Uchrashuvlarning o'zi muammo emas. Ular hatto zarur va hokimiyatning boshqaruv atributidir. Uzoq muddatli foydasiz va samarasiz yig'ilishlardan xalos bo'lishingiz kerak.

Uchrashuvlarning eng keng tarqalgan turlari:

• haftalik;
• strategik;
• ishchilar;
• hisobot berish;
• uchrashuvlarni rejalashtirish;
• aqliy hujum;
• biznes suhbatlari va uchrashuvlari;
• brifinglar.

Ushbu turlarning barchasini to'rtta asosiy guruhga birlashtirish mumkin:

1. davomiyligi bo'yicha: tez (30 daqiqagacha) va uzoq muddatli (bir soatdan ortiq);
2. ishtirokchilar soni bo'yicha: 10 kishigacha yoki undan ko'p;
3. maqsadi bo'yicha: ishchi, siyosiy va axborot;
4. vaqt bo'yicha: rejalashtirilgan va rejalashtirilmagan.

Uchrashuvni rejalashtirish zarur atributlar

Nimani rejalashtirish kerak:

• maqsadlar;
• kun tartibi;
• taklif qilinganlar ro'yxati;
• jadval;
• axborot materiallari;
• protokolni saqlash uchun javobgar;
• nutq uchun vaqt chegarasi.

Rahbar, birinchi navbatda, yig'ilishning maqsadlarini ko'rib chiqishi kerak. Bu kun tartibi va ishtirokchilar ro'yxati, vaqt va qoidalar uchun boshlang'ich nuqtadir.

Uchrashuvlarning asosiy maqsadlari:

1. Yangi ma'lumotlar - axborot uchrashuvi uchun:

• muhim yangiliklar va siyosatdagi o'zgarishlar;
• rejalar va strategiyalarni muhokama qilish;
• qisqa muddatli prognozlash;
• yangi mahsulotlar va yondashuvlar taqdimoti;
• byudjetni muhokama qilish;
• kadrlar masalalari.

2. Voqealarni monitoring qilish va tezkor qarorlar qabul qilish - muntazam yig'ilishlar uchun:

• asosiy xavf va qiyinchiliklar;
• taraqqiyotni baholash parametrlari;
• asosiy jarayonlar va zarur o'zgarishlarni baholash;
• nima bo'layotganini muhokama qilish: nima yaxshi ketyapti, nimani yaxshilash kerak;
• asosiy saboqlar va harakatlar natijalari;
• harakatlarni muvofiqlashtirish;
• kommunikatsiyalar.

3. Motivatsiya - ijodiy uchrashuvlar, yangi yondashuvlarni ishlab chiqish va jamoani shakllantirish:

• harakat uchun motivatsiya;
• jamoaviy qarorlar qabul qilish;
• individual va jamoaviy muvaffaqiyatni hurmat qilish.

Shunday qilib, maqsad uchrashuv turiga va uni tashkil etish modeliga ta'sir qiladi. Masalan, brifing sessiyalari ishtirokchilar soni va vaqt uzunligi bilan farqlanadi. Muntazam bo'lganlar rejalashtirilgan xarakterga ega, ular o'z vaqtida tezroq va cheklangan miqdordagi ishtirokchilarga ega. Ijodiy uchrashuvlar maxsus tayyorgarlikni talab qiladi: mebelni tashkil qilish (odatda alohida stollar), choy, qahva va norasmiy muhit; kiyinish qoidalariga rioya qilishni talab qilmang.

Reyting yig'ilishi savollari uchun Eyzenxauer matritsasi

Shuni esda tutish kerakki, yig'ilish muhim qarorlar qabul qilinadigan va muammolarni yengib o'tadigan platformadir. Eyzenxauer matritsasi - bu barcha muammolar va savollar to'plangan maydon. Ular muhimligi va dolzarbligi bo'yicha tartiblangan.

	Shoshilinch ravishda	Shoshmang
Muhim	A	B
Muhim emas	C	D

A maydoni: muhim va shoshilinch masalalar

Muhim va shoshilinch masalalar kvadrati bo'sh yoki kichik bo'lishi kerak. Bu to'lov sanasini kutib turganingizni ko'rsatadi. Agar bunday holatlar ko'p bo'lsa, bu tartibsizlik belgisidir. Kvadrati bo'lishi mumkin bo'lgan holatlarga misollar:

• bevosita funktsional vazifalaringiz bilan bog'liq bo'lgan va ishlashingizga ta'sir qiladigan holatlar;
• ishlamay qolishi muammolarni keltirib chiqarishi mumkin bo'lgan holatlar;
• jamoadagi salomatlik va psixologik iqlim bilan bog'liq masalalar;
• jamoa xavfsizligiga ta'sir qiluvchi masalalar;
• natijalari muvofiqlashtirilishi yoki rahbariyatingizga taqdim etilishi kerak bo'lgan holatlar.

B maydoni: muhim, ammo shoshilinch emas

Agar topshiriqlar yoki masalalar shoshilinch bo'lmasa va ular qachon bajarilishi kerakligi haqida aniq ma'lumotlar bo'lmasa, vaqtni ijrochining o'zi belgilaydi. Ushbu kvadrat korxonada sizning funksionalligingiz bilan bog'liq bo'lgan barcha narsalarni, siz muntazam ravishda bajaradigan narsalarni o'z ichiga oladi va, qoida tariqasida, ularni amalga oshirish korxonadagi umumiy jadvalga bog'liq (masalan, yakuniy ish rejasini tayyorlash). hisobot). Bunday holatlarga ma'lum vaqtni talab qiladigan tadqiqot topshiriqlarini ham kiritish mumkin, ammo mehnat xarajatlari miqdori tugatilgunga qadar aniq emas. Birinchi va ikkinchi kvadratlarning vazifalari doimiy ravishda nazorat qilinishi kerak va shuning uchun ularni yig'ilishlar kun tartibiga kiritish maqsadga muvofiqdir.

Kvadrat C: shoshilinch, ammo ahamiyatsiz biznes

Bu chalg'itadigan narsalar. Ko'pincha ular muhim vazifalarga e'tibor berishga xalaqit beradi va samaradorlikni pasaytiradi. Maqsadlaringizni doimo eslab qoling va muhim va ikkinchi darajalini farqlashni o'rganing.

Ushbu maydonga kirishga arziydi:

• tomondan kimdir tomonidan yuklangan uchrashuvlar yoki muzokaralar;
• bo'ysunuvchilar hal qila oladigan masalalarni muhokama qilish;
• notijorat masalalarni muhokama qilish;
• mavhum mavzularni muhokama qilish.

D kvadrati: shoshilinch bo'lmagan va ahamiyatsiz masalalar

Ushbu toifadagi holatlar sizni loyihalarda targ'ib qilmaydi, lekin ular ustida ishlashdan chalg'itadi.

• umuman foyda keltirmang;
• ular bilan umuman shug'ullanmaslik foydalidir;
• Vaqtni iste'mol qiluvchilar.

Har bir maqsad uchun rahbar quyidagi savollarni beradi:

• Ko'rib chiqilayotgan masala bo'yicha kim ma'lumot va bilimga ega?
• Bu masala kimning manfaatlariga daxldor?
• Qaror kimga bog'liq?
• Muhokama qilinadigan ma'lumotlarni kim bilishi kerak?
• Qabul qilingan qarorlarni kim amalga oshiradi?

Loyiha uchrashuvlarini rejalashtirishda 99/50/1 metodologiyasidan foydalanishingiz mumkin.

Rahbar loyihaning uchta muhim nuqtasida uchrashuvlar tashkil qiladi:

• boshida - barcha ishtirokchilarni loyiha tezligiga va guruhni shakllantirishga jalb qilish;
• oraliq bosqichda - bajarilgan ish natijalarini muhokama qilish va agar kerak bo'lsa, keyingi tuzatishlar kiritish;
• marra chizig'ida, umumiy hajmning 1% amalga oshirilishi kerak bo'lganda - dastlabki xulosalar uchun.

Bu vaqt yig'ilishlarda vaqtingizdan unumli foydalanishga yordam beradi.

Kun tartibi

Kun tartibi - bu yig'ilishda hal qilinadigan vazifalar rejasi. Har bir nutqning vaqtini aniq belgilash, muhokama qilish va barcha ishtirokchilarning fikr-mulohazalarini bildirish uchun alohida vaqt ajratish kerak.

Uchrashuv vaqtini rejalashtirishda quyidagilarga e'tibor berish muhimdir:

• kun tartibidagi masala muhimligi;
• har bir ijro uchun vaqt chegarasi;
• agar kerak bo'lsa, tanaffuslar;
• Qo'shimcha muhim ma'lumotlar uchun vaqtning 20%.

Kun tartibi barcha yig'ilish ishtirokchilariga yuboriladi.

Nutqning vaqtini va o'ziga xosligini belgilagan kun tartibi

1. Shartnomalar tuzish bo'yicha ish natijalari. I. Ivanovning ma’ruzasi (15 daqiqa).
2. Ta'minotni tashishdagi muammolar. I. Petrovning ma'ruzasi (15 daqiqa).
3. Loyiha ishining natijalari va rejalari. T. Sidorovning ma’ruzasi (20 daqiqa).

11:00 da boshlanadi.

12:15 da tugaydi.

Tez va samarali uchrashuvlar o'tkazish uchun o'zingizni mashq qilishingiz kerak!

Vaqt ko'rsatmalaringiz:

Muhim va shoshilinch	12 daqiqa
Muhim va shoshilinch emas	24-36 daqiqa Shoshilinch va muhim: 12 daqiqa - Pareto printsipi bu erda ishlaydi: vaqtning 20% natijaning 80% ni yaratadi, o'rtacha uchrashuv bir soat (60 daqiqa), eng samarali vaqt 12 daqiqa (60 daqiqadan 20%). Muhim va shoshilinch bo'lmagan: odatda rejalashtirilgan. Bunday uchrashuvlar uchun samarali vaqt 24-36 daqiqa. Bu erda 60/40 usuli ishlaydi, unga ko'ra kun uchun rejani tuzishda vaqtning 40% bo'sh qolishi kerak, 60% rejalashtirilgan ishlarga, shu jumladan 20% "bashoratsiz" va O'z-o'zidan paydo bo'ladigan yoki unga hamroh bo'lganlar uchun 20%. Uchrashuvning o'rtacha vaqti bir soat (60 daqiqa) bo'lsa, rejalashtirilgan muhim, ammo shoshilinch bo'lmagan masalalar uchun vaqt 24-36 daqiqa (60 daqiqaning 40-60%).
Muhim emas va shoshilinch	Telefon va boshqa aloqa vositalari orqali vakolat berish va nazorat qilish, nazorat qilish uchun uch daqiqadan oshmasligi kerak.
Muhim emas va shoshilinch emas	Delegatsiya va rahbariyat tomonidan nazorat, har bir delegatsiya uchun bir daqiqadan ko'p bo'lmagan.

Taklif etilganlar ro'yxati

Tez yig'ilishlarda ishtirokchilarning optimal soni 5-7 kishi. Agar yig'ilish rahbari fasilitator mahoratiga ega bo'lsa, 8 dan 12 kishigacha qabul qilinadi.

G'oyalar yaratish, maqsadlarni belgilash va parvozlar uchun ideal kompozitsiya 15 kishidan oshmaydi.

Google-da aytilmagan qoida mavjud - ishtirokchilarning maksimal soni 10 kishidan oshmaydi.

Amazonda ikkita pitsa qoidasi bor: yig‘ilishda qancha odam bo‘lishi kerak, shuncha odam bo‘lishi kerakki, siz ikkita pitsa boqishingiz mumkin.

8-18-1800 qoidasi mavjud:

• 8 kishidan ko'p bo'lmagan - ish masalalarini hal qilish;
• 18 dan ko'p bo'lmagan - aqliy hujum, muammolarni jamoaviy hal qilish;
• 1800 kishigacha - ma'lumot va muloqot qilish imkoniyati.

Bain and Company tomonidan olib borilgan tadqiqot shuni ko'rsatadiki, qaror qabul qilish guruhlarida har bir ishtirokchidan ettitadan ko'pini qo'shish 10% ga yaqin samaradorlikka olib keladi.

Yig‘ilishlarda bevosita mas’ul shaxslar ishtirok etishlari shart.

Apple har bir uchrashuv elementi yonida mas'ul shaxsning ismini ko'rsatadi. Shunday qilib, har bir xodim tayinlangan topshiriq doirasida aniq mas'uliyat sohasiga ega.

Agar siz tez-tez uchrashuvlar tashkil qilsangiz, bu kitob albatta foydali bo'ladi: Olga Demyanova bunday uchrashuvlarning barcha ishtirokchilarining samaradorligini oshirishga yordam beradigan o'rganish uchun 16 usul va to'rtta vositani taklif qiladi.