Rejalashtirish xatosi nima va muddatlarni qanday qilib to'g'ri hisoblash kerak

2024 Muallif: Malcolm Clapton | [email protected]. Oxirgi o'zgartirilgan: 2023-12-17 04:14

Buni ishda va kundalik hayotda qilishning oltita usuli.

Rejalashtirish xatosi nima

So'nggi uch yil ichida men uyimdagi beshta xonani bo'yab chiqdim. Men yotoqxonadan boshladim va uni bir hafta ichida hal qilishni rejalashtirdim. Biroq, yakuniy teginish faqat bir oydan keyin amalga oshirildi.

Sizningcha, ikkinchi xonani boshlaganimdan so'ng, men uni bo'yashni bir oy kutdimmi? Lekin yoq. Ishonchim komil edi: men allaqachon qo'limni to'ldirganim uchun, albatta, hafta oxirigacha tugataman, maksimal - keyingi. Lekin menga yana bir oy kerak bo'ldi. Boshqa xonalarning har birida bo'lgani kabi. Oshxonadan tashqari, bu ko'proq vaqt talab qildi.

Har safar boshqa xonani bo'yashga tayyorgarlik ko'rganimda, men bir-ikki hafta ichida hamma narsa tayyor bo'lishini kutgandim. Tajriba shuni aytdiki, men buni bir oydan kamroq vaqt ichida hech qachon qilmayman. Biroq, bu safar ishlar albatta tezroq ketishiga ishonchdan voz kechish qiyin edi.

Muammolarni hal qilish uchun zarur bo'lgan vaqtni kam baholashga majbur qiladigan bu haddan tashqari ishonchning nomi bor: rejalashtirish xatosi. Ushbu kontseptsiya 70-yillarning oxirida psixologlar Daniel Kahneman va Amos Tverskiy tomonidan kiritilgan.

Olimlarning tushuntirishicha, rejalashtirish paytida odamlar ko'pincha o'zlarining o'tmishdagi tajribalarini e'tiborsiz qoldiradilar. Mening holimda, har safar xonani bo'yashimga bir oy kerak bo'lgan. Odatda biz faqat oldindagi vazifaga e'tibor qaratamiz: bu xona kichkina, ya'ni uni bo'yash ko'p vaqt talab qilmaydi.

Daniel Kahneman bu haqda Sekin o'ylang … Tez qaror qabul qilish kitobida batafsil gapirib beradi. Uning ta'kidlashicha, rejalashtirishdagi xatolar odatda ikkita narsa bilan bog'liq:

1. O'tmishda shunga o'xshash vazifalarni bajarish uchun qancha vaqt ketganini hisobga olmaymiz.
2. Biz kechikishlarga olib keladigan asoratlarga duch kelmaymiz deb o'ylaymiz.

Vaqtni noto'g'ri baholash nimaga olib keladi?

Loyihalarni boshqarish instituti ma'lumotlariga ko'ra, barcha loyihalarning yarmidan sal ko'pi belgilangan muddatda yakunlanadi.

Lekin xonani bo‘yash uchun qancha vaqt ketadiganini kam baholamaslik boshqa narsa (bu sizga biroz noqulaylik tug‘diradi). Ish vazifalari va loyihalarini baholashda bir xil xatoga yo'l qo'yish mutlaqo boshqa narsa. Bu erda oqibatlar ancha jiddiyroq bo'lishi mumkin.

Eng yaxshi holatda, bu sizga yoki jamoangizga qo'shimcha ish vaqtiga olib keladi. Eng yomoni - byudjet etishmasligi, kichik foyda, boshliqlar va mijozlardan norozilik.

Vazifalarni qanday to'g'ri baholash kerak

Bir sezgiga ishonib, rejalashtirishni to'xtatishingiz kerak. Maxsus texnikadan foydalanish yaxshiroqdir.

1. Oldingi tajribaga asoslang

Psixologlar Kahneman va Tverskiy tavsiya qiladi: ishni boshlashdan oldin, siz nafaqat nima qilish kerakligini baholashingiz kerak, balki odatda bunday vazifalarga qancha vaqt sarflanishini ham taxmin qilishingiz kerak.

Masalan, siz mobil ilova uchun yangi funksiya yaratishingiz kerak - jamoangiz shu kabi vazifaga qancha vaqt sarflaganini bilib oling. Agar siz 4000 so'zli blog postini yozmoqchi bo'lsangiz, oxirgi marta qancha soat yoki kun olganingiz haqidagi ma'lumotlarni toping.

Agar siz yolg'iz ishlayotgan bo'lsangiz, bu ma'lumotni to'plashning eng oson yo'li vaqtni kuzatish ilovasidan foydalanishdir. Uni har xil turdagi vazifalar bilan qo'llang va keyinroq tayyor hisobotlardan foydalaning.

Jamoa faoliyati uchun loyihani boshqarish dasturi yordam beradi. Ularning aksariyati ma'lumotlarni to'plashning bir necha usullaridan foydalanadi, masalan, haqiqiy ish vaqtini hisobga olgan holda va Gantt grafigini tuzish.

2. Boshqa birovdan sizning vazifangizni baholashini so'rang

1994 yilda Amerika Psixologik Assotsiatsiyasining "Shaxs va ijtimoiy psixologiya" jurnali Rojer Buler, Deyl Griffin va Maykl Ross tomonidan o'tkazilgan beshta tadqiqot natijalarini nashr etdi.

Ular odamlar Kahneman va Tverskiy tomonidan tasvirlangan rejalashtirish xatosiga tez-tez yo'l qo'yishlarini tasdiqladilar. Ammo yana bir narsa ma'lum bo'ldi: biz ko'pincha o'z vazifalarimiz uchun xarajatlarni noto'g'ri baholaymiz, ammo boshqa birovga qancha vaqt ketishini oldindan aytishimiz mumkin.

Tadqiqotchilar tadqiqot ishtirokchilaridan boshqa odamning muayyan vazifani bajarishi uchun qancha vaqt ketishini taxmin qilishni so‘rashdi. Javob berishda ular ko'pincha mavjud tajribaga murojaat qilishdi. Va u yo'q bo'lganda ham, ularning baholari vazifani bajarishi kerak bo'lganlarning xulosalariga qaraganda ancha oqilona edi.

Buning sababi shundaki, biz odatda o'z qobiliyatlarimiz haqida juda optimistikmiz. Va boshqa birov haqida gap ketganda ancha ob'ektiv. Shunday qilib, vazifalarni o'zingiz baholashga harakat qilish o'rniga, do'stingiz yoki hamkasbingizdan buni siz uchun bajarishini so'rang.

3. Vaqt oralig'ini yarating va kechikishlar ehtimolini hisobga oling

Mashhur ma'lum narsalar bor - biz bilgan narsalar, biz ularni bilamiz. Ma'lum noma'lum narsalar ham bor - biz biladigan, biz bilmagan narsalar. Ammo haligacha noma'lum noma'lum narsalar bor - bular biz bilmagan, biz bilmaydigan narsalar.

Donald Ramsfeld amerikalik siyosatchi

Ushbu iqtibos ko'pincha loyiha boshqaruvida qo'llaniladi. Ramsfeld haqida gapiradigan noma'lum noma'lum narsalarni hisobga olish uchun rahbarlar noaniqlik konusi deb ataydigan narsadan foydalanadilar. U vazifa talab qilishi mumkin bo'lgan vaqt oralig'ini ko'rsatish uchun mo'ljallangan.

Loyiha ustida ishlashni boshlaganingizda, siz hali ham u haqida kam narsa bilasiz. Shuning uchun, uni bajarish uchun zarur bo'lgan haqiqiy vaqt prognozdan sezilarli darajada farq qilishi mumkin. Sizningcha, ish ikki kun davom etadi, lekin aslida sakkiz kun davom etishi mumkin. Yoki bir necha soat.

Ammo jarayon davom etar ekan, bu diapazon qisqaradi. Biroq, siz faqat oxirida qancha vaqt kerakligini aniq aytishingiz mumkin - loyiha tugagach.

Shunga qaramay, noaniqlik konusi aniqroq taxmin qilish imkonini beradi. Agar yaqinlashib kelayotgan loyiha haqida ko‘p ma’lumotga ega bo‘lmasangiz, diapazonning pastki qismini topish uchun taxminiy ish vaqtini to‘rtga bo‘ling va yuqori chegarani aniqlash uchun bir xilga ko‘paytiring. Natijada, masalan, 1 kundan 16 kungacha bo'ladi.

Agar bunday katta diapazon sizga mos kelmasa, buxgalteriya hisobi uchun faqat yuqori chegaradan foydalaning - keyin, ehtimol, ish 16 kun davom etadi. Bu eng aniq raqam emas, lekin u sizning dastlabki bashoratingizga qaraganda haqiqatga yaqinroqdir.

4. Muammoni uch ball bilan baholang

Bu usul sizga ko'proq ob'ektiv bo'lishga yordam beradi. Har bir vazifa uchun siz baho berishingiz kerak:

• eng yaxshi skript;
• eng yomon stsenariy;
• eng ehtimolli stsenariy.

Birinchi raqam sizning dastlabki bashoratingizga mos keladi. Eng mumkin bo'lgan stsenariyni baholash sizda mavjud bo'lgan empirik ma'lumotlarga asoslanishi mumkin. Va eng yomonni baholashda, agar narsalar noto'g'ri bo'lsa, qancha vaqt ketishini hisobga olishingiz kerak.

Uchta raqam bilan o'rtachani hisoblang. Misol uchun, agar eng yaxshi stsenariy uch kun bo'lsa, ehtimol besh kun va eng yomoni to'qqiz bo'lsa, shunchaki qo'shing: 3 + 5 + 9 = 17. Keyin bu raqamni uchga bo'ling. O'rtacha 5, 67 kun chiqadi - bu sizning kerakli vaqtni prognozingiz.

5. Xatolik darajasini hisoblang

Aqlli odamlar uchun shaxsiy rivojlanish kursi muallifi Stiv Pavlina rejalashtirishda qanchalik noto'g'ri ekanligingiz koeffitsientini hisoblashni tavsiya qiladi. Kelajakda bu raqam barcha vazifalaringiz uchun ishlatilishi mumkin.

Yaqin kelajakda bajarishingiz kerak bo'lgan bir nechta vazifalar uchun vaqtni hisoblang. O'z taxminlaringizni yozing. Ishni tugatgandan so'ng, oxirida qancha pul sarflaganingizga e'tibor bering.

Barcha rejalashtirilgan vaqtlarni birga qo'shing. Haqiqiy bilan ham xuddi shunday qiling. Endi barcha haqiqiy vaqtni asl taxminga bo'ling - siz kerakli nisbatni olasiz.

Misol uchun, siz bir nechta vazifalarni bajarish uchun 12 soat vaqt ketishini taxmin qilasiz. Oxir-oqibat, biz 15 sarfladik. Xato darajasi: 15/12 = 1,25. Bu shuni anglatadiki, vazifalar sizni rejalashtirganingizdan 25% ko'proq vaqt talab qildi.

Endi, har doim dastlabki hisob-kitoblaringizni natijada paydo bo'lgan xato omiliga ko'paytiring - va ular aniqroq bo'ladi.

6. Kunning eng samarasiz vaqtlarida baholashni o'tkazing

Amerikalik tahlilchi va biznes adabiyoti muallifi Daniel Pink o'zining Timehacking kitobida. Qanday qilib fan bizga hamma narsani o'z vaqtida bajarishga yordam beradi , bizning xronotiplarimiz - ichki soatlar bo'yicha tadqiqotlarga kirishdi.

U ularning kun davomida his-tuyg'ularimizga qanday ta'sir qilishini o'rgandi. Va men xronotiplar nafaqat jismoniy va aqliy faoliyatimizni nazorat qilishini, balki kunning qaysi vaqtida eng ijodiy ekanligimizni va ijobiy va salbiy fikrlarga moyilligimizni ham aniqladim.

Pink tvitterda odamlarning kayfiyatini tahlil qilgan Skott Golder va Maykl Meysi tadqiqotidan iqtibos keltiradi. Ular, odatda, past unumdorlik davrida foydalanuvchi postlari unchalik ijobiy emasligini aniqladilar.

Aksariyat odamlar uchun bu pasayish kunning o'rtasida, tushlikdan keyin sodir bo'ladi. Golder va Meysi fikricha, bu vaqt ichida yaxshi kayfiyatda bo'lishingiz dargumon. Bu sizga ortiqcha ishonch va optimizmdan qochishga yordam beradi va natijada yanada samaraliroq rejalashtirishga yordam beradi.

Shunday qilib, oxirgi usulning mohiyati mahsuldorlikning pasayishi davridagi vazifalarni baholashdir. Bu uyg'onganidan taxminan olti soat o'tgach. Ammo charchoq va charchoq hissi paydo bo'lguncha kutishingiz mumkin.

Ish natijalariga ko'ra, vaqtingizni shu tarzda rejalashtirish orqali haqiqatga yaqinlashganingizni tekshiring.

Rejalashtirish xatosini tushunish sizga vazifalarni to'g'ri baholashga yordam beradi. O'z qobiliyatingizni ortiqcha baholashga moyilligingizni nazorat qila olmasligingiz mumkin. Ammo agar siz haddan tashqari optimizm qanday ta'sir qilishini tushunsangiz va bu ta'sirni kamaytirishga harakat qilsangiz, vaqtni boshqarishda ancha yaxshi bo'lasiz.