Inbox Nol usuli - minglab o'qilmagan elektron pochta xabarlari bilan ishlashning eng yaxshi usuli

2024 Muallif: Malcolm Clapton | [email protected]. Oxirgi o'zgartirilgan: 2023-12-17 04:14

Kirish qutingizni bo'sh saqlash oson. Bu sizga samaraliroq bo'lishga yordam beradi va muhim xabarlarni hech qachon o'tkazib yubormaydi.

Kirish qutingizda doimiy ravishda osilgan o'qilmagan elektron pochta xabarlari to'plami har kimni vahima qo'yadi. Agar sizda yozishmalar orqali muloqot qiladigan ko'plab biznes hamkorlaringiz va hamkasblaringiz bo'lsa, shunchaki elektron pochta qutingizni toza va tartibli saqlashingiz kerak.

JotForm bosh direktori Aytekin Tank - Inbox Zero deb nomlangan elektron pochta xabarlarini tashkil qilishning qiziqarli usuli. Nomidan ko'rinib turibdiki, bu usul faqat pochta qutingizni bo'sh saqlashdir.

Umuman olganda, Tank yangi hech narsa ixtiro qilmagan. Inbox Zero uzoq vaqt oldin yozuvchi va blogger Merlin Mann tomonidan yaratilgan va bu isbotlangan va taniqli usul. Hujjatlar bilan ishlashning taxminan bir xil texnikasi Devid Allen tomonidan "Qanday qilib narsalarni tartibga solish" kitobida tasvirlangan. Tank uni Gmail veb-interfeysi uchun moslashtirgan.

Aytekin Tank tadbirkori, JotForm asoschisi va bosh direktori

Men har kuni yuzlab elektron xatlarni qabul qilaman va yuboraman. Ammo kun oxirida mening pochta qutim doimo bo'sh. Mening yozishmalarim bilan shug'ullanadigan kotibim yo'q. Men Inbox Zero deb nomlangan printsipga amal qilaman. Bu qiyin emas.

Tank Inbox Zero usulining afzalliklarini sanab o'tadi:

• Kirish qutingiz bo'sh bo'lsa, muhim xabarni o'tkazib yubormaysiz.
• Siz qabul qiluvchilaringizni uzoq kuttirmaysiz, chunki siz ularning xatlariga darhol javob berishingiz mumkin.
• Yuzlab va minglab o'qilmagan xatlar pochta qutingizga to'planmaydi.
• Siz haqiqatan ham muhim vazifalarga ko'proq vaqtni tejaysiz va elektron pochta bilan o'ynashga soat sarflamaysiz.

Men ko'p odamlarni bilaman, ular o'zlarining barcha harflarini bittasini o'chirmasdan ehtiyotkorlik bilan saqlaydilar. Natijada, ularning pochta qutisi Twitter tasmasi kabi ko'rinishni boshlaydi. Bu qulay emas. Siz doimo elektron pochta xabarlarida yo'qolib qolasiz.

Aytekin tanki

Aytaylik, siz Gmail-dan foydalanyapsiz - garchi bu usul har qanday ISP (Hotmail, Yandex, Yahoo) yoki elektron pochta mijoziga (Outlook, Thunderbird yoki Sylpheed) moslashtirilishi mumkin. Keling, o'qilmagan xabarlarning omonatlarini ko'rib chiqaylik va boshlaylik.

1. Pochta qutingizni bo'shating

Shunday qilib, Inbox Zero usuli bilan siz qat'iy harakat qilishingiz kerak. "Kirish qutisi" ni oching, u erda to'plangan barcha harflarni tanlang va ularni bir vaqtning o'zida arxivlang. Ba'zilar uchun bu jinnilikdek tuyuladi, ammo Tank buni qilishni tavsiya qiladi.

Siz bo'sh pochta qutisidan boshlashingiz kerak. Kirish qutingizda o'n minglab xatlar bo'lsa, ushbu qo'llanma sizga yordam bermaydi. Shunday qilib, hamma narsani arxivlang va toza varaqdan boshlang.

Aytekin tanki

2. Elektron xatlaringizni xronologik tartibda qayta ishlang

Ushbu sog'lom odatni rivojlantirish uchun sizga ma'lum miqdorda intizom kerak. Elektron pochta xabarlaringizni qayta ishlash jarayonida eng eski xabardan boshlang va eng yangisiga o'ting. Shunday qilib, siz xronologik tartibni saqlaysiz va chalkashmaysiz.

Gmail-da elektron pochta xabarlarini boshqarishga yordam beradigan ikkita funksiya mavjud:

Avtomatik almashtirishni yoqing. Buning uchun "Sozlamalar" → "Umumiy" ni oching, "Avtomatik almashtirish" bandini toping va uni faollashtiring. Endi elektron pochtaga javob berish yoki arxivlashda Gmail sizni kiruvchi qutiga qaytarmaydi, balki keyingi elektron pochta xabarini ko‘rsatadi. Shunday qilib, siz xatlarni qabul qilingan tartibda, hech qanday chalg'itmasdan birma-bir qayta ishlashingiz mumkin bo'ladi.

Keyin, agar sizda yo'q bo'lsa, "Yuborish va arxivlash" tugmasini yoqing. "Sozlamalar" → "Umumiy" ni oching va elementni qidiring "Ko'rsatish tugmasi" "Javob sifatida yuborish va arxivlash". Bu vaqtingizni tejaydi. Axir, agar siz xatga allaqachon javob bergan bo'lsangiz, uni Inbox-da saqlashdan foyda yo'q, shunday emasmi? Yuborish tugmasini bosing va elektron pochta avtomatik ravishda arxivlanadi.

Va yana bir muhim narsa:

Elektron pochtadan chat sifatida foydalanmang. Doimiy kotirovka qilingan xatlardan uzoq javob zanjirlarini yaratishdan ko'ra yomonroq narsa yo'q. Agar gaplashishingiz kerak bo'lsa, messenjer, Slack chatidan foydalaning yoki telefon orqali bog'laning. Buning uchun elektron pochta mos emas.

Aytekin tanki

3. Javob berildi - arxiv

Inbox Zero usulining asosiy qoidasi shundaki, sizning pochta qutingiz pochtangizni saqlash uchun joy emas. Kirish qutisidagi barcha xatlar darhol qayta ishlanishi kerak. Ularni birma-bir o'qing va agar xabar javobni talab qilsa, javob bering va arxivlang yoki xabar javobni talab qilmasa, shunchaki arxivlang.

Agar siz elektron pochtaga darhol javob bera olmasangiz, ikkita variant mavjud:

• Uni tashkilotchi ilovangizga saqlang. Bu Evernote, OneNote yoki qandaydir vazifalar menejeri bo'lishi mumkin. Dastur sizga javobingizni kerakli vaqtda yozishingizni eslatishi uchun sanani belgilang.
• Agar siz darhol javob yozishingiz mumkin bo'lsa, lekin qabul qiluvchi uni bir muncha vaqt o'tgach olishi kerak bo'lsa, Gmail-dagi kechiktirilgan yetkazib berish funksiyasidan foydalaning. Outlook, Thunderbird va boshqa mijozlar ham xuddi shunday qilishlari mumkin.

4. Shunchaki bajaring

Hamma narsa buyuk va qudratli Devid Allenning amrlariga ko'ra. Agar elektron pochta bir necha daqiqa davom etadigan amalni talab qilsa, buni hozir bajaring. Xatni vazifalar ro'yxatiga ko'chirmang. Uni pochta qutingizga qoldirmang.

Agar siz to'lovni amalga oshirishingiz kerak bo'lsa, uni hozir qiling. Agar siz hamkasbingizga fikr-mulohaza yuborishingiz kerak bo'lsa, uni darhol yuboring. Agar ish bir necha daqiqa davom etsa, uni kechiktirishning ma'nosi yo'q.

Aytekin tanki

5. Klaviatura yorliqlaridan foydalaning

Klaviatura yorliqlari elektron pochtani qayta ishlash vaqtini sezilarli darajada kamaytiradi. Ular yordamida siz sichqoncha kursorini oldinga va orqaga siljitishingiz shart emas. Tank uchta tezkor tugmani eslab qolish va foydalanishni tavsiya qiladi:

• E tugmasi xabarni tezda arxivlash imkonini beradi. Biz uni o'qib chiqdik, E ni bosdik, arxivladik. Hammasi oddiy.
• Tez javob yozish uchun R tugmasi ishlatiladi. Agar siz xatga javob berishingiz kerak bo'lsa, uni bosing, javobni kiriting, Enter tugmasini bosing.
• F tugmasi boshqa qabul qiluvchilarga xatlarni yuboradi.

Menimcha, sizga boshqa tezkor tugmalar kerak emas. Gmail-da men faqat uchta klaviatura yorliqlaridan foydalanaman. Qolgan hamma narsa uchun sichqoncha bor. Ammo bu tezkor tugmalar sizga eng keng tarqalgan uchta elektron pochta harakatini tezda bajarishga imkon beradi, shuning uchun ular sizga ko'p vaqtni tejash imkonini beradi.

Aytekin tanki

6. Filtrlarni o'rnating

Elektron pochta filtrlari siz uchun juda ko'p ishlarni bajaradigan juda qulay vositadir. Siz ularni bir marta sozlashingiz kerak va ular sizga ko'p vaqtni tejaydi.

Agar siz Kirish qutingizda muntazam ravishda ahamiyatsiz xatlarni topsangiz (Internet xizmatlari to'g'risida bildirishnomalar, avtomatik pochta jo'natmalari va h.k.), u holda obunani bekor qiling yoki bunday xatlar avtomatik ravishda arxivlanishi uchun filtrlarni o'rnating.

7. Kirish qutisi bo'sh - pochtani yoping

Ishingizga e'tibor qaratmoqchi bo'lganingizda, sizni doimo elektron pochta orqali chalg'itmasligingiz kerak. Shunday qilib, keling, qoidaga rioya qilaylik: kiruvchi qutingiz bo'sh bo'lsa, Gmail yorlig'ini yoki elektron pochta mijozingizni yoping va keyingi bir necha soat davomida pochta haqida unuting. Faqat band bo'l.

Barcha kiruvchi elektron pochta xabarnomalarini o'chirib qo'ying. Ular juda chalg'itadi.

Bir necha soatdan keyin pochtangizni qayta ochishingiz, u erda to'plangan xabarlarni qayta ishlashingiz va keyin ishga qaytishingiz mumkin. Inbox Zero usulining maqsadi o'zingizni kiruvchi elektron pochta xabarlari bilan chalg'itmaslikka majbur qilishdir. Siz emas, balki pochta qutingizni boshqarishingiz kerak.

Aytekin tanki

Agar siz Inbox Zero texnikasini sinab ko'rgan bo'lsangiz va sizga nima borligini aytishga tayyor bo'lsangiz yoki yaxshiroq usulni taklif qilmoqchi bo'lsangiz, izohlarda yozing.