Xodimlarni ish safarlariga hujjatlarsiz qanday yuborish kerak: shaxsiy tajriba

2024 Muallif: Malcolm Clapton | [email protected]. Oxirgi o'zgartirilgan: 2023-12-17 04:14

Sizga ish safari bilan bog'liq asosiy muammolar haqida gapirib beramiz va ularni qanday hal qilishingiz mumkinligini tushuntiramiz.

Muammo № 1. Tasdiqlash tizimi sust

Har bir sayohat - bu men vositachi bo'lgan yozishmalar to'plami. Xabarlarni yuborish juda ko'p vaqtni oladi, bundan tashqari, chalkashlik va xato qilish imkoniyati mavjud, ayniqsa bir nechta odam uchayotganda.

Bir marta men xodimni noto'g'ri tushunib, noto'g'ri parvoz uchun chiptaga rozi bo'ldim. Bu qaytarilmas edi, shuning uchun kompaniya to'g'ri sana bilan ikkinchi chiptaga pul sarflashi va taxminan 10 ming rublni yo'qotishi kerak edi.

Muammoni qanday hal qilish kerak

Qisqacha: jarayonni avtomatlashtirish.

Sayohatlarni onlayn bron qilish xizmatlari bu vazifani bajara oladi - men buni sinab ko'rdim. Undan xizmat safarlarini rejalashtirish, havo va poyezd chiptalarini sotib olish, mehmonxonalarni bron qilish uchun foydalanish mumkin. Xizmatga ulanish va undan foydalanish uchun pul to'lashingiz shart emas.

Xizmatdan nafaqat bosh va ofis menejeri, balki kompaniyaning barcha xodimlari ham foydalanishlari mumkin. Foydalanuvchilar soni bo'yicha hech qanday cheklov yo'q, shuning uchun men darhol OneTwoTrip for Business-dagi Lifehacker profiliga xizmat safariga chiqqan barcha yigitlarning ma'lumotlarini yukladim. Siz uni qo'lda yoki XLS va CSV fayllaridan qo'shishingiz mumkin. Buning uchun "Xodimlar" bo'limida "Import" tugmasi mavjud.

Foydalanuvchini qo'shganda, ularni har safar qayta to'ldirmaslik uchun darhol rus va xorijiy pasport ma'lumotlarini kiritishingiz mumkin.

Har bir xodim uchun siz sayohat chegarasini belgilashingiz va kirish huquqlarini cheklashingiz mumkin. Misol uchun, bitta buyurtma uchun chegara o'rnating va uchta yulduzgacha bo'lgan mehmonxonani tanlang. Xodim ketganida, uning profili bloklanadi. U shaxsiy hisobiga kira olmaydi, lekin butun tarix va u haqida hisobot qoladi.

Bu mening ishimni ancha soddalashtirdi: xodim o‘zining shaxsiy kabinetiga o‘z paroli bilan kirib, kerakli reys va mehmonxonani tanlab, to‘lovsiz bron qilishi mumkin. Chiptalarni kelishish uchun Telegram’ga skrinshot yuborish shart emas: direktor ma’mur sifatida “Buyurtmalar” bo‘limida barcha xodimlarning bandlovlari va buyurtmalarini ko‘radi.

Muammo № 2. Yuqori xarajatlar

Chiptalarni arzonroq sotib olish uchun sayohatlarni oldindan rejalashtirishga harakat qilamiz. To'g'ri, bu har doim ham ish bermaydi.

Muammoni qanday hal qilish kerak

Qisqacha: Onlayn sayohat xizmati orqali chiptalar va mehmonxonalarni xarid qilish orqali tejang.

Biznes uchun OneTwoTrip aviachiptalar jismoniy shaxslarnikidan bir xil yoki arzonroq bo‘lishini kafolatlaydi.

Tejamkorlik yuqori aylanma va aviakompaniyalar va mehmonxonalar bilan to'g'ridan-to'g'ri shartnomalar tuzish orqali erishiladi.

Sayt turli byudjetlar uchun 2 millionga yaqin turar joy variantlarini taklif etadi: mehmonxonalar, kvartiralar, yotoqxonalar. 1000 dan ortiq eng mashhurlari OneTwoTrip for Business bilan o'z munosabatlariga ega. Agar mijozga kerak bo'lgan ob'ekt tizimda bo'lmasa, xizmat so'rov bo'yicha u bilan shartnoma tuzishi mumkin.

Agar rejalar tasdiqlansa va sayohat tasdiqlansa, chiptalarni ikki marta bosish orqali sotib olish mumkin. Agar yo'q bo'lsa, shunchaki bronni bekor qiling. Barcha aviakompaniyalarning sodiqlik kartalari amal qiladi, shuning uchun siz millarni to'plashni davom ettirishingiz mumkin. Xizmat banklar bilan aktsiyalarni tashkil qiladi: masalan, korporativ karta bilan xaridlar uchun bonuslar bilan cashbackni qaytarishi mumkin.

Muammo № 3. Uzoq chiptalar va hisob-kitoblar

Menejer bilan chiptalar va mehmonxona kelishilganidan so'ng, men to'lov uchun hisob-fakturani olish uchun aviakompaniya va mehmonxonaga murojaat qilaman. Har bir tashkilotda yuridik shaxslar uchun o'z to'lov qoidalari mavjud: qayerdadir elektron pochtaga yozishingiz kerak, qayerdadir kompaniya ma'lumotlari bilan Excel faylini to'ldirishingiz kerak, qayerdadir - veb-saytdagi shakl. Hujjatlarni olish uchun ishonch telefoniga qayta-qayta qo'ng'iroq qilishimga to'g'ri keldi. Bu juda ko'p vaqtni oladi va chipta berish ba'zan bir necha kun davom etadi. Ayrim korxonalar yuridik shaxslarga schyot-fakturalarni umuman rasmiylashtirmaydi. Bunday hollarda siz xariddan voz kechishingiz va boshqa reys yoki mehmonxona qidirishingiz kerak.

Muammoni qanday hal qilish kerak

Qisqacha:ish safarlarini tashkil etish xizmati veb-saytida bitta schyot-faktura bilan chiptalar va mehmonxona uchun to'lash.

Biznes uchun OneTwoTrip-da men va tegishli ruxsatga ega bo'lgan boshqa xodimlar chiptalar va mehmonxonalarni bron qilishimiz va to'lashimiz mumkin. Butun jarayon 2-3 daqiqa davom etadi: siz shaxsiy hisobingizga kirasiz, sana va manzilni to'ldirib, kerakli reysni tanlaysiz. Pasport ma'lumotlarini va bonus karta raqamini kiritishingiz shart emas, ular ro'yxatdan xodimni tanlaganingizda avtomatik ravishda yuklanadi.

Bundan tashqari, siz murakkab marshrutni yaratishingiz yoki sayohatingizni yanada moslashuvchan tashkil qilishingiz mumkin. Misol uchun, bir kun turli aviakompaniyalar bilan uching: ertalab Ulyanovskdan Moskvaga Aeroflot bilan, kechqurun esa Pobeda bilan qaytib boring. Bunga ruxsat berilgan, chunki onlayn xizmat turli aviakompaniyalarning chiptalarini bitta tartibda “yopishtira oladi”. Agar siz sayohatingizni o'zingiz tashkil qilsangiz, bu holda ko'proq vaqt talab etiladi: ikkita aviakompaniya bilan yozishmalar, to'lov uchun ikkita hisob-faktura, ikki barobar ko'p yopish hujjatlari.

Siz chiptalar va mehmonxona uchun to'lovni ikki yo'l bilan amalga oshirishingiz mumkin: depozit bilan va korporativ bank kartasidan foydalangan holda. Men depozitdan foydalanaman - uni "Hisob" bo'limidan hisob-faktura orqali istalgan miqdorga oldindan to'ldirishingiz kerak. Xarid qilish nafaqat bankning ish soatlarida emas, balki darhol amalga oshiriladi.

Har qanday muammo uchun siz xizmat ko'rsatish guruhiga murojaat qilishingiz mumkin. U kechayu kunduz ishlaydi va fors-major holatlari kechqurun yoki dam olish kunlari sodir bo'lsa ham, yordam beradi.

Muammo № 4. Hujjatlarni yopish

Ish safari chiptalarni sotib olish va mehmonxonani bron qilish bilan tugamaydi. Yakunlovchi hujjatlarni tayyorlash uchun ko'proq harakat qilish kerak. Ularni faqat qog'oz shaklida yuboradigan aviakompaniya va mehmonxonadan alohida so'rash kerak. Ko'pincha, jo'natmalar pochta orqali kelmaydi va yo'qoladi. Bu hisobot davrida aniqlanadi, shuning uchun siz zudlik bilan yakunlovchi hujjatlarni takrorlashi mumkin bo'lgan odamning aloqasini izlashingiz kerak.

Muammoni qanday hal qilish kerak

Qisqacha:OneTwoTrip for Business yakuniy hujjatlarini shakllantirishni ishonib topshiring.

Hisob-fakturalar va hisobotlar bilan biznes uchun OneTwoTrip-da hamma narsa ancha sodda. Biz har oyda barcha xizmatlar uchun dalolatnoma va QQS bilan mehmonxonalar uchun hisob-faktura, har chorakda - solishtirish dalolatnomasini olamiz. Barcha hisob-fakturalar va hisobotlar "Hujjatlar" bo'limida saqlanadi. Xodimlarning qaysi biri ularga kirish huquqini - kotib, buxgalter, menejerni sozlashingiz mumkin. Hujjatlar sizning shaxsiy hisobingizdagi saqlash muddati bo'yicha cheklovlarga ega emas va istalgan vaqtda mavjud.

Pastki chiziq nima

Ish safarlarini tashkil qilish pul va vaqtni tejaydi. Xizmat sizga quyidagilarga imkon beradi:

• aviakompaniyalar va mehmonxonalar bilan uzoq yozishmalarni rad etish;
• sayohatlarni bevosita bosh bilan muvofiqlashtirish;
• eng foydali parvoz va turar joy variantlarini bron qilish;
• chiptalarni va mehmonxonani bir joyda 2-3 daqiqada berish;
• schyot-fakturani kutmasdan chiptalarni to'lash;
• yakunlovchi hujjatlarni tayyorlash va saqlashni soddalashtirish.