Qanday qilib elektron pochta quli bo'lmaslik kerak: LinkedIn rahbarining 7 ta maslahati

2024 Muallif: Malcolm Clapton | [email protected]. Oxirgi o'zgartirilgan: 2023-12-17 04:14

Har kuni juda ko'p odamlar bir xil muammoga duch kelishadi: ish va aloqa jarayonlarini tartibga solish va tartibga solish uchun mo'ljallangan elektron pochta ko'pincha shafqatsiz nazoratchiga aylanadi va sizni xuddi konveyerda ishlayotgandek kiruvchi odamlarni kuzatishga majbur qiladi.. Siz chalg'iganingizdan so'ng, doimiy ravishda to'planib boradigan ma'lumotlar tezda toza va toza pochta qutisini axlatxonaga aylantiradi, pochtaga qaytib kelmasangiz, uni tozalash qiyinroq bo'ladi.

Bugun biz sizga LinkedIn bosh direktori Jeff Vaynerdan elektron pochta aloqalarini boshqarish bo'yicha bir necha oddiy maslahatlarni keltiramiz. Bu navbatchi odam har kuni yuzlab odamlar bilan aloqada bo‘lishga majbur bo‘ladi va uning mana shu ma’lumotlar ko‘chkisida cho‘kib ketmaslikka imkon beruvchi bir qancha hiyla-nayranglari bor.

Mening pochta qutim asosan ish jarayonimning markaziy markaziga aylandi - men muntazam ravishda dunyoning 26 shahridagi 4300 dan ortiq xodimlar bilan pochta orqali muloqot qilaman. Bu men har doim elektron pochta muxlisi bo'lganimni yoki pochta bilan ishlashim Sisyphean ishiga o'xshab ketadigan holatlarga duch kelmaganimni anglatmaydi.

Qanday bo'lmasin, yillar davomida men "pochta meni boshqaradi" tushunchasidan "men pochtani boshqaraman" tushunchasiga o'tishga imkon beradigan bir nechta amaliy ko'rsatmalar ishlab chiqdim.

1. Kamroq xat olishni xohlaysizmi - kamroq xat yuboring

Bu maslahat juda oddiy ko'rinadi, ayniqsa bunday keng tarqalgan muammo kontekstida, lekin men o'zim uchun buni elektron pochtani muvaffaqiyatli boshqarishning oltin qoidasi deb bilaman.

Bu xulosa men bilan eng yaqin aloqador bo'lgan ikki kishi kompaniyani tark etgan avvalgi kompaniyada ishlaganimda keldi. Ular odamlar bilan juda samarali muloqot qilishdi, ko'p mehnat qilishdi va ma'lum bo'lishicha, juda ko'p pochta jo'natishdi. Ular kompaniyada ishlayotganlarida, elektron pochta orqali keladigan yozishmalar hajmi mutlaqo normal bo'lib tuyuldi, ammo ular ketganidan keyin men pochtamdagi trafik taxminan 20-30% ga kamaydi.

Pochtadagi bularning barchasi nafaqat ularning xatlari edi: ularga mening javoblarim, balki yozishmalarga biriktirilgan barcha qabul qiluvchilarning xatlari va javoblari ham bor edi. Ko'pincha bu xabarlar mening muhokamada majburiy ishtirok etishimni talab qilmagan.

Shu paytdan boshlab men o'zimga aniq shart qo'ydim - keraksiz yozmaslik. Natija: ish faoliyatini buzmasdan kamroq pochta va ko'proq pochta qutisiga buyurtma. O'shandan beri men bu qoidadan chetga chiqmaslikka harakat qildim.

2. Kutilayotgan xatlarni o‘qilmagan deb belgilang

Elektron pochtani o'qilmagan deb belgilash mening pochta bilan ishlash uslubimni tubdan o'zgartirdi. Menga kiruvchi xatlarni tezda ko'rib chiqish, eng muhimlariga darhol javob berish va keraksizlarini o'chirish kifoya. Keyinchalik qaytishim kerak bo'lgan o'sha harflar, agar vaqt bo'lsa, men o'qilmagan deb belgilayman. Bu o'qilgan va javobsiz qolgan muhim xat unutilib, pochta qutisi bag'riga ko'milishi qo'rquvini yo'q qiladi. Xuddi shu yondashuv bizga keyinroq qaytishim kerak bo'lgan vazifalar ro'yxatini amalga oshirishga imkon beradi.

Men har bir ish kunini kamida shunday kutilayotgan xatlar bilan tugatishga harakat qilaman va ideal holda ular umuman bo'lmasligi kerak. Agar shu kuni men ularga qaytishga vaqtim bo'lmasa, men ertasi kuni ertalab ular bilan boshlayman.

3. Pochta jo'natishning aniq jadvalini tuzing

So'nggi bir necha yil ichida mening ish kunlaridagi hayotim juda aniq jadval bo'yicha o'tdi. Ertalab soat 5: 00-5: 30 da uyg'onish, bir soat pochta bo'limiga, yangiliklar o'qish, nonushta, bolalar bilan o'ynash, mashg'ulot, ofis, uyga qaytish, bolalarni yotqizish, xotini bilan kechki ovqat, dam olish (odatda bu reklamalar va zerikarli daqiqalar paytida kirish qutisi papkasini tozalash bilan televizor tomosha qilish).

Ma'lum bo'lishicha, bunday jadvalga rioya qilgan holda, men pochtani osongina boshqarishim mumkin, ammo jadval biroz o'zgarishi bilan pochta qutisida tartibsizlik boshlanadi.

Bunday holda, sizning qutingiz to'satdan qarovsiz qolib ketishini anglab, kuchayib borayotgan bosimni sezmaysiz. Jadvalni yo'lga qo'yish narsalarni nazorat ostida saqlashga yordam beradi. Bu Benjamin Franklinga yordam berdi, sizga ham yordam beradi.

4. O'z fikrini yanada aniqroq ifoda et

Buzilgan telefon o'yinini eslaysizmi? O'shanda bu juda kulgili edi, lekin hozir hamma narsa ish va biznes tushunchasida ko'rib chiqiladi va o'yinlarga vaqt yo'q.

So'zlar juda muhim va noaniqlik va tushunmovchilikni oldini olish uchun juda ehtiyotkorlik bilan tanlanishi kerak. Matningizni tushunish qanchalik aniq va tushunarli bo'lsa, birinchisiga aniqlik kiritishni so'rab ikkinchi xat olishingiz ehtimoli shunchalik kam bo'ladi.

5. Qabul qiluvchilar haqida o'ylab ko'ring

Ko'pincha To va Cc maydonlari ko'pchilik tomonidan bir xil deb qabul qilinganga o'xshaydi. Darhaqiqat, ularning yordami bilan siz oluvchilarning qaysi biri javob kutayotganingizni va uni xabardor qilish uchun xatning nusxasi kimga yuborilganligini aniq ko'rsatishingiz mumkin.

Aslida, javob talab qilinadigan oluvchilarni ta'kidlamaslik yozishmalarda vahima va chalkashliklarni keltirib chiqarishning eng tezkor usuli hisoblanadi. 1 ta qabul qiluvchi o'rniga 6 ta qabul qiluvchi va 5 nusxada qo'shimcha 5 ta javob bo'lib, ularning har biri alohida harflar zanjiriga aylanishi mumkin.

6. Qabul qilishni tasdiqlang

Agar siz oluvchi sifatida ko'rsatilgan bo'lsangiz va xat haqiqatan ham sizga qaratilgan bo'lsa, jo'natuvchiga xatni olganingiz haqida xabar berishga dangasa bo'lmang. Ko'p so'z kerak emas, oddiy "qabul qilingan" yoki "qabul qilingan" etarli bo'ladi. Bu sizning ma'lumotni to'liq va kerakli hajmda olganingizning belgisi bo'ladi va jo'natuvchi endi sizga xuddi shu mavzu bo'yicha boshqa biror narsa yuborishi shart emas.

Agar siz kvitansiyani tasdiqlamagan bo'lsangiz, jo'natuvchi xatdan butunlay bexabar qoladi. Ehtimol, u sizning qutingizning tubida yo'qolgandir? Agar bu muhim ma'lumot bo'lsa, unda shubha va tashvish jo'natuvchini sizga birinchi xatni olganligini tasdiqlash so'rovi bilan boshqa xat yozishga yoki boshqa birovdan ish joyingizda borligingiz haqida so'rashga majbur qiladi. Qo'shimcha odamlar jalb qilinadi, qo'shimcha xatlar yuboriladi va olinadi.

7. Pochtadan his-tuyg'ularni saqlang

To'g'ri ishlatilsa, elektron pochta foydali vosita bo'lishi mumkin. Agar noto'g'ri ishlatilsa, u halokatli kuchga ham aylanishi mumkin. Eng keng tarqalgan misol - ziddiyatli, ziddiyatli va nozik masalalarni muhokama qilish uchun pochtadan foydalanish.

Odamlar yozishmalarda bir xil auditoriya oldida hech qachon aytmaydigan so'z va iboralarni qanday ishlatishlari meni hayratda qoldirishdan to'xtamaydi.

Agar siz to'satdan bunday yozishmalarga duch kelsangiz, unda bitta oddiy narsani bajaring - to'xtating. Siz nizo yoki nizoni telefonni ko'tarib, qabul qiluvchiga qo'ng'iroq qilish yoki u bilan shaxsan uchrashish orqali hal qilishingiz mumkin. Matn yozishmalarida bunday nozik narsalar bilan shug'ullanmaslik kerak. Matn muammoni konstruktiv hal qilish uchun hal qiluvchi bo'lishi mumkin bo'lgan hissiy komponent, intonatsiya va boshqa muhim narsalarni etkazmaydi.

(Jeff Weiner orqali)