GTD tizimini hayotda qanday samarali qo'llash mumkin

2024 Muallif: Malcolm Clapton | [email protected]. Oxirgi o'zgartirilgan: 2023-12-17 04:14

Bosqichma-bosqich reja, unga rioya qilgan holda siz ushbu unumdorlik texnikasini hayotingizda osongina amalga oshirishingiz, ustuvorliklarni belgilashingiz va har doim muhim narsalarga vaqt topa olishingiz mumkin.

Ushbu material "" maqolasining davomidir. Birinchidan, u bilan tanishib chiqishga arziydi, chunki u erda ishlatiladigan ko'plab tushunchalar batafsil tushuntirilgan.

Ushbu maqola GTDni haqiqiy hayotda qanday qo'llash bo'yicha bosqichma-bosqich qo'llanma. Yozishda men quyidagi tamoyillarga amal qildim:

• Ko'p qirralilik. Bu erda tasvirlangan g'oyalar universaldir va ularning yordami bilan har bir kishi o'zlari uchun o'zlari uchun ko'nikkan xizmatlar bilan ishlaydigan GTD tizimini yaratadi.
• Oddiylik. Tizim intuitiv ravishda foydalanish uchun qulay bo'lishi kerak. Ma'lumotni kiritish va qayta ishlashga, shuningdek, keyingi bosqichlarni rejalashtirishga minimal vaqt va energiya sarflanishi kerak. Shundagina tizim uzoq muddatda va hatto uzoq tanaffuslardan keyin ham ishlaydi: masalan, agar siz bir oyga ta’tilga chiqsangiz, keyin qaytib kelganingizda biznesni boshqarishga yondashuvingizni tiklashingiz mumkin bo‘ladi.
• Ishonchlilik. Eng muhimi, tizimingizga ishonch hosil qilishdir, ya'ni siz rejalashtirilgan hech narsani unutmaysiz, chunki kerakli vaqtda eslatmani ko'rasiz.
• Muhim narsaga diqqatni jamlash. Tizim sizga hozir qilayotgan ishingizga ham, uzoq muddatda muhim bo'lgan narsalarga ham e'tiboringizni qaratishga yordam berishi kerak.
• Xursandchilik. Ish va vazifalarni boshqarish tizimi sizga zavq keltirishi kerak. Misol uchun, ishdagi mashaqqatli kundan keyin divanda yotganingizda telefoningizni qo'lingizda, ro'yxatdagi bajarilgan vazifalarni kesib o'tasiz va undan haqiqiy zavq olasiz. Ayniqsa, u hali ham unumdorlik grafigining o'sishi bilan tasvirlangan bo'lsa.

GTD tizimining 5 asosiy bosqichi

1-bosqich. Axborot to‘plash

Mutlaqo barcha holatlarni, hatto eng kichiklarini ham to'plash kerak, shunda bizning ongimiz toza bo'ladi va biz imkon qadar samarali harakat qilamiz.

Shuning uchun standart vazifalar ro'yxati ishlamaydi, chunki ko'pchilik ko'pincha faqat eng muhim narsalarni yozib oladi va unchalik muhim bo'lmagan yuzlab vazifalar umuman hisobga olinmaydi. Ammo aynan shunday kichik vazifalar, o'zlarini muntazam ravishda eslatib turish, miya resurslarining muhim qismidan foydalanadi va charchoq va stressga olib keladigan qo'shimcha tajribalarni yaratadi.

GTD tizimining muhim tamoyillaridan biri barcha vazifalarni boshingizdan to'liq tushirish va ularni kerakli vaqtda muhim narsalarni eslab qolishga yordam beradigan ishonchli tizimga qo'yishdir.

Shuningdek, kiruvchi ma'lumotlarni yig'ish uchun savatlarning minimal soni bo'lishi kerakligini hisobga olishingiz kerak. Ideal holda, bitta. Keyin uni boshqarish osonroq bo'ladi.

2-bosqich. Axborotni qayta ishlash

Ushbu bosqichda biz Kirish qutimizdagi ma'lumotlarni qayta ishlaymiz.

Ushbu bosqichda qanday davom etishimiz uchun uchta variant mavjud:

• Vazifani "Harakat" deb belgilang, uni bajarish uchun keyingi qadam va oxirgi muddatni ko'rsating. Agar vazifani qachon bajarishingiz kerakligini hali aniq tushunmasangiz, oxirgi muddatni ko'rsatishni o'tkazib yuborishingiz mumkin.
• Ma'lumotni "Katalog"ga ko'chiring, agar u bilan hech narsa qilish kerak bo'lmasa, lekin kelajakda foydali bo'lishi mumkin.
• Ma'lumotni "Axlat" ekanligini aniqlab, o'chirib tashlang: ya'ni u bilan hech narsa qilishingiz shart emas va kelajakda u foydali bo'lmaydi.

3-bosqich. Faoliyatni tashkil etish

Barcha harakatlar keyingi huni orqali o'tadi.

Filtr 1 - "Kesish"

O'zingizga savol bering: haqiqatan ham bu harakatni qilishim kerakmi? Agar shubhangiz bo'lsa, uni o'chirib tashlang.

2-filtr - “Delegatsiya”

O'zingizga savol bering: agar buni qilish kerak bo'lsa, men buni shaxsan qilishim kerakmi? Agar yo'q bo'lsa, biz mas'ul shaxsni, yakuniy natijani, nazoratning oraliq bosqichlarini (tugun nuqtalari) va oxirgi muddatni topshiramiz va ko'rsatamiz.

Agar amalni siz bajarishingiz kerak bo'lsa, keyingi filtrga o'ting.

Filtr 3 - "Harakat"

O'zingizga savol bering: bu harakat 2-5 daqiqadan ko'proq vaqtni oladimi? Agar yo'q bo'lsa, buni hozir qiling va boshingizni bo'shating. Ha bo'lsa, ro'yxatdan o'ting.

Tizimdagi harakatlar quyidagi turdagi bo'lishi mumkin.

"Quyidagi harakatlar" - bir harakatdan iborat oddiy vazifalar (qo'ng'iroq qilish, yozish, borish va hokazo). Masalan, "G'ildiraklardagi qishki shinalarni almashtirish" aksiyasi quyidagi oddiy harakatlardan iborat bo'ladi: avtoservisga qo'ng'iroq qilish va ro'yxatdan o'tish, taqvimdagi vaqtni belgilash va kerakli vaqtda avtoservisga borish.

Bunday harakatlarni joy va sharoitga qarab ro'yxatlarga yig'ish qulay (kontekstli ro'yxatlar). Bu doʻkonda boʻlganingizda xarid qilishingiz kerak boʻlgan hamma narsani sanab oʻtadigan “Doʻkonda” roʻyxati yoki sevimli stulda ishdan keyin kechqurun bajarishingiz mumkin boʻlgan narsalar va vazifalarni qoʻshadigan “Kresloda” roʻyxati boʻlishi mumkin.. Yoki "xo'jayinning savollari" ro'yxati, bu erda siz xo'jayiningizga berilgan barcha savollarni yozib qo'yasiz, shunda ularni bir vaqtning o'zida hal qilishingiz mumkin.

Men odatda bunday harakatlarning barchasini "Google Taqvim"da (uchrashuvlar va tadbirlar) yoki vazifalarni tartibga solish qulay bo'lgan Todoist bulut xizmatida yozib olaman.

"Loyihalar" - bajarish uchun bir necha qadamni talab qiladigan vazifalar. Loyihani yo'lga qo'yish uchun siz uni amalga oshirish bo'yicha dastlabki qadamlarni tasvirlab berishingiz va ishonchli tizimda bu haqda eslatma qoldirishingiz kerak. Natijada, loyiha oddiy harakatlar zanjiriga aylanadi, ularning har biri keyingi besh daqiqada bajarilishi va natijani olishi mumkin.

Men loyihalarni Trello kartalariga joylashtiraman. Karta quyidagi loyihalar uchun ideal konteynerdir:

• loyihaning tavsifi va maqsadi;
• loyiha haqidagi boshqa hujjatlarga havolalar;
• mas'ul shaxslarning ism-shariflari;
• topshirish muddati; tugatish muddati;
• quyidagi bosqichlarni o'z ichiga olgan nazorat ro'yxatlari;
• loyiha bo'yicha sharhlar;
• kerakli fayllar va boshqalar.

Kechiktirilgan harakatlar … Agar biz keyingi harakatlarni qo'shimcha hodisalarsiz yoki ma'lumotsiz rejalashtira olmasak (masalan, do'stimiz avtoservisning telefon raqamini yuborishini kutmoqdamiz, bu erda shinalarni foydali tarzda almashtirish mumkin bo'lsa), biz bunday harakatlarni "Kechiktirilgan" ga qo'yamiz. "ro'yxati. Majburiy emas, biror narsani tekshirish uchun eslatma o'rnatishingiz mumkin.

Bunday ishlar ro'yxatlari kontekstli ro'yxatlar sifatida ham tuzilishi mumkin. Masalan, yordamchingizga topshirgan vazifalar ro'yxatini tuzing.

"Bir kun" ro'yxati hozir faol harakatni talab qilmaydigan, lekin biz kelajakda amalga oshirishni xohlaydigan vazifalarni o'z ichiga oladi.

Bu bo'lishi mumkin:

• sotib olmoqchi bo'lgan kitoblar, video treninglar va kurslar;
• o'zlashtirmoqchi bo'lgan foydali ko'nikmalar;
• tashrif buyurmoqchi bo'lgan joylar;
• sotib olmoqchi bo'lgan narsalar.

Siz vaqti-vaqti bilan ushbu ro'yxatni ko'rib chiqishingiz, eslatma olishingiz va ularni o'zingiz harakat qiladigan maqsadlarga aylantirishingiz kerak.

4-bosqich. Muntazam ko'rib chiqish

Tizimning ishlashi uchun asosiy vazifalar va loyihalarni muntazam ravishda ko'rib chiqish, endi ahamiyatsiz bo'lganlarni o'chirish va yangilarini ustuvorlik bo'yicha saralash va ularni ishga yuborish kerak.

Ushbu sharhni muntazam ravishda olib borish uchun quyidagi maslahatlarga amal qiling:

• Ko'rib chiqish uchun jadvalingizda 30-60 daqiqa qoldiring (dastlab haftada bir marta etarli bo'ladi).
• Nazorat ro'yxatini tuzing yoki bunday ko'rib chiqish uchun reja tuzing, unda ketma-ketlik qayerda yoziladi, nimadan keyin nima keladi. Ushbu reja juda murakkab bo'lmasligi kerak va ko'rib chiqish sizni ko'p vaqt talab qilmasligi kerak, aks holda siz buni muntazam ravishda qilmaysiz.

Quyida mening haftalik umumiy nazorat ro'yxatimning namunasi keltirilgan. Men buni men ko'rib chiqadigan xizmatlar/hujjatlarni aks ettiruvchi harakatlar ketma-ketligi bilan aldash varaqasi formatida qildim. Siz uni oddiy ro'yxat bilan tartibga solishingiz yoki o'zingiz uchun qulay bo'lgan erkin diagrammani chizishingiz mumkin.

Oyiga to'rtta nazorat ro'yxatini chop eting. Haftalik ko'rib chiqish paytida ulardan birini qo'lingizga oling va ro'yxatdagi tugallangan narsalarni kesib o'ting. Ushbu oddiy mashq sizni ushbu sharhlarni davom ettirishga undaydi.

5-bosqich. Harakatlar

Hafta uchun reja tuzilgach, harakat qilish qoladi. Vazifalarni bajarish o'rniga ularni tartibga solishga juda ko'p vaqt sarflaganingizda, eng katta GTD boshlang'ich xatolaridan qoching.

Bu erda harakatlaringiz samaraliroq bo'lishi uchun ba'zi maslahatlar mavjud.

1. Haftalik reja asosida kunning rejasini tuzing. Kuningizni bloklarga bo'ling, muhim vazifalar uchun 2-3 blok va boshqa vazifalar uchun bir nechta bloklar qiling. Bloklarning davomiyligi o'rtacha 60-120 minut. Kutilmagan vazifalar uchun bloklar orasiga bo'sh vaqt qo'shing.
2. Pomodoro tizimida ishlang, buning uchun siz telefoningizga taymer o'rnatishingiz mumkin. Uning mohiyati oddiy: ishning har 25-30 daqiqasida besh daqiqa tanaffus qiling va uchinchi ish blokidan keyin - uzoqroq tanaffus (15-30 daqiqa). Jami 30 daqiqadan iborat uchta blok, besh daqiqali tanaffuslar, keyin esa 15-30 daqiqali uzoq tanaffus. Siz qanchalik tez-tez chalg'iganingizga qarab, kuniga 2-4 ta bunday tsiklni bajarishingiz mumkin.
3. Muhim narsalar bilan blokirovka paytida, boshqa odamlar va begona tovushlar tomonidan chalg'itmaslikka harakat qiling (buning uchun naushniklarda diqqatni jamlash uchun maxsus musiqani yoqishingiz mumkin).
4. Sizning energiya darajangiz qachon eng yuqori ekanligini aniqlang (masalan, ertalab soat 7 dan 9 gacha) va shu vaqt ichida sizni shaxsiy maqsadlaringizga yaqinlashtiradigan eng muhim narsalarni qiling.
5. Kun uchun juda ko'p muhim narsalarni rejalashtirmang: 1-3 ta etarli. Kun oxirida, rejangizdagi chizilgan vazifalarni ko'rib chiqqandan so'ng, siz mamnun bo'lishingiz va ertangi kun uchun xuddi shunday real rejani tuzishingiz muhimdir.