"Grantani" boshqaring yoki qanday qilib ma'lumot va vazifalar oqimiga cho'kib ketmaslik kerak

2024 Muallif: Malcolm Clapton | [email protected]. Oxirgi o'zgartirilgan: 2023-12-17 04:14

Lotus korporatsiyasi asoschisi Mitch Kapor bir paytlar Internetdan ma'lumot olish yong'in gidrantidan ichishga o'xshashligini aytdi. Onlayn aloqalar bo'yicha mutaxassis Metyu Louri bu mavzuni davom ettirdi va kompyuter va telefonga kuniga 24 soat, haftada 7 kun va hech qachon tugamaydigan doimiy ma'lumotlar oqimini "o't o'chirgichi" deb atadi. Qanday qilib oqimga g'arq bo'lmaslik va vaqtdan oqilona foydalanish - Lifehacker tomonidan tayyorlangan moslashtirilgan tarjimada o'qing.

Gidrant bilan ishlar ro'yxati hech qachon bo'sh qolmaydi. Chunki "gidrant" shunchaki ma'lumot emas, u yangi vazifalar zavodidir. Vazifalar ro'yxatidagi ba'zi narsalar aniq, masalan, xo'jayiningiz yoki mijozlaringizdan e'tibor talab qiladigan elektron pochta xabarlari. Ammo ko'pchilik aniq ifodalanmagan.

Bu o'qish va o'ylashga arziydigan maqola. Fikr bildirish uchun post. O'zingizga yoqqan narsalarni do'stlaringiz va hamkasblaringiz bilan baham ko'ring.

Kuniga necha soat kichik biznes bilan shug'ullanishingiz muhim emas. Asosiysi, ular oxiri va chetini ko'rmaydilar. Bu "gidrant".

Va bu kontseptsiya vazifalar ro'yxatidan ancha kengroqdir. Va, afsuski, bir kunda hali ham 24 soat bor.

Lark

Agar siz men kabi bo'lsangiz, barcha ijodiy va qiyin ish erta tongda yaxshi rivojlanadi. Buning ko'p sabablari bor - psixologik va fiziologik - nima uchun bu shunday. Ammo "gidrant" sizning ichki ritmlaringizga chuqur befarq. Chunki siz uxlayotganingizda ma'lumotlar miqdori ortib boraveradi.

Nonushtadan so'ng siz pochta qutingizni ochasiz va "gidrant" dan oqim pochta, Bitrix, Twitter, LinkedIn, Facebook, Basecamp, JIRA, Trello va boshqalardagi akkauntlardagi harflar bosimi ostida bo'lgan ekranni buzadi. Taqvimingizda xo'jayiningiz, hamkorlaringiz, mijozlaringiz, subpudratchilaringiz, hamkasblaringizdan yig'ilishlar, so'rovlar va ko'rsatmalar mavjud. Va kechagi vazifalar ro'yxatida bo'lmagan narsa bugun yonmoqda va darhol bajarilishini talab qiladi.

Hidrant sizni kutmaydi. Bu sizning vaqtingiz va e'tiboringizni baland ovozda talab qiladi.

To'satdan, soat 11:00 va siz allaqachon kuningizning eng yaxshi qismini yo'qotdingiz.

Bunday vaziyatga qanday munosabatda bo'lish kerak? Odatda ikkita variant taklif etiladi: yo xatti-harakatni o'zgartirish yoki texnologiyadan foydalanish. Lekin nega xulq-atvorni o'zgartirish uchun asos yaratish uchun texnologiyadan foydalanmaslik kerak?

Qanday qilib ma'lumot, vazifalar va g'oyalarni samarali boshqarasiz? Axborot oqimi uzluksiz ekanligini tushunishingiz kerak va umuman olganda, bu bir nechta oqimlardan iborat: ma'lumotlar elektron pochta, ijtimoiy tarmoqlar va ommaviy axborot vositalari, veb-saytlar, gazetalar, uchrashuvlar paytida, do'stlaringizdan va hatto sizning boshingizdan keladi. Hamma narsani qamrab olish mumkin emas.

Xabarlarni qayta ishlash, ular bilan nima qilishni hal qilish kerakmi: munosabat bildirish, foydalanish, baham ko'rish, keyinroq foydalanish uchun saqlash yoki o'chirish? Qachon qilish kerak? Va bularning barchasi bilan shug'ullanish uchun vaqtni qanday topish mumkin?

Afsuski, bir vaqtning o'zida hamma narsani qilishga harakat qilganingizda, ko'p vazifali rejim ishlamaydi. Siz o'z jadvalingizni nazorat qilmaysiz, bo'sh vaqt topish, pochtadan chalg'itish va 5 daqiqadan ko'proq vaqt davomida biror narsaga e'tiboringizni qaratish qiyin. Agar shunday bo'lsa, kun davomida eng samarali bo'lish uchun vaqtni tashkil qilish usulimni ko'rib chiqing - bu yo'l bo'lishi mumkin.

Uchta texnika va qo'shimcha vositalar

Kundalik marosim. Ayni paytda biz muhim va kichik vazifalarga e'tibor qaratib, tashkillashtiramiz va rejalashtiramiz.

O'rganish - Inqueuing - Stok haqida ma'lumot - Tarqatish. Biz oqimni "gidrant" dan siz ishlashingiz mumkin bo'lgan materialga o'tkazamiz. Biz vazifalar ro'yxatini, foydali resurslarning shaxsiy kutubxonasini, ijtimoiy tarmoqlar va ommaviy axborot vositalarining barqaror ma'lumotlarini shakllantiramiz.

Ishlarni oxirigacha bajarish. Biz vazifalar ro'yxatini va o'z vaqtimizni boshqaramiz.

Ichki ritmlaringizga qarab ishlang

Faqat siz o'zingizning mahsuldorlikni oshirish to'plamini aniqlay olasiz - men qila oladigan narsa - o'zimniki.

Men eng muhim vazifalarni hal qilish uchun eng yaxshi vaqtni ajrataman

Ertalab, miyam eng yaxshi holatda bo'lganida, men eng muhim vazifa ustida ishlash uchun 2-3 soat vaqt ajrataman va meni boshqa hech narsa chalg'itmaydi. Tadqiqotlar shuni ko'rsatadiki, hech bo'lmaganda har 3 daqiqada bir marta chalg'igan yoki o'z-o'zidan chalg'itadigan ishchilar o'z vazifasiga qaytish uchun kamida 20 daqiqa vaqt oladi.

Kunni qiyin ish bilan boshlashga arziydi, garchi inson tabiatiga ko'ra osonroq narsadan boshlash kerak. Kun davomida, albatta, kutilmagan holatlar yuzaga keladi, qo'shimcha uchrashuvlar bo'ladi - va muhim vazifalar bajarilmaydi.

Men pauzalarni ko'rsataman

Qanday bo'lmasin, odatda 60-90 daqiqadan so'ng konsentratsiya pasayadi, shuning uchun men ertalabki ish vaqtini ikki qismga ajrataman, qisqa tanaffus qilaman, shu vaqt ichida ish joyini tark etishim kerak.

Olimlarning ta'kidlashicha, harakatsiz turmush tarzi yurak muammolari, yomon holat va saratonning ayrim turlariga olib keladi.

Agar siz bir joyda atigi 30 daqiqa o'tirsangiz ham, metabolizmingiz 90% ga sekinlashadi.

Kechqurun

Tushlikdan keyin energiya darajasi keskin pasayadi, shuning uchun ko'p odamlar bu vaqtda biroz uxlashni afzal ko'rishadi. Tushlikdan keyin men harakat qilaman:

• odamlar bilan uchrashish: Ishonchim komilki, men bunday paytda o'z ishimni zo'rg'a bajara olaman va muloqot qo'shimcha energiya beradi;
• kichik, oddiy va tashkiliy vazifalarni hal qilish.

Ertalab va kechqurun marosim

Ushbu soatlarda aniq nima qilish kerakligini hal qilishingiz kerak. Bu sizga pochtani ochishingiz, ba'zi xabarlarni vazifalar ro'yxatiga tarjima qilishingiz va boshqa loyihalar orasida ularga vaqt topishingiz kerakligini anglatadi.

Muammo shundaki, pochtangizni to'ldiradigan xabarlar sizning vaqtingiz bilan oziqlanadigan haqiqiy vampirlardir. Ularni ajratib olish siz o'ylagandan ko'ra ko'proq vaqt va kuch talab etadi. Va eng yomoni shundaki, bu qanchalik zerikarli bo'lmasin, sizning bir qismingiz doimo pochta qutingizni tekshirishni xohlaydi.

Yechim shundaki, kirganlarga xavfli hayvonlar sifatida qarash kerak, ular ko'pincha qafasda saqlanishi kerak, lekin baribir, vaqti-vaqti bilan, ular o'zlari qochib ketmasliklari uchun.

Men kuniga ikki marta kelgan ish bilan shug'ullanaman - ertalab va kechqurun marosimlarda. Men shunday tartibga o'rganib qolgandimki, kiruvchi bilan ishlash ong uchun xuddi shunday avtomatik vazifa bo'lib qoldi, chunki tananing ovqatlanish va ichish zarurati.

Ushbu ikki davr orasida men pochta orqali biror narsa keldimi yoki muhim narsani unutdimmi, deb tashvishlanmayman - men o'z tizimimga ishonaman. Shuning uchun, pochta qutisini yopgandan so'ng, men yangi bosh bilan ishga boraman.

Va ertalabki marosim odatda qisqa muddatli bo'lgani uchun (tashkiliy masalalarning aksariyati kechki marosim uchun qoldiriladi), men eng muhim vazifaga ko'proq e'tibor beraman.

Vazifalar ro'yxati

Kuningizni tashkil qilish va hayotingizdagi barcha sharbatlarni so'rib yuboradigan pochta qutisi oqimini to'xtatish uchun siz texnika va vositalardan foydalanishingiz kerak.

Ushbu samarali usullardan biri "O'rganish - navbatda turish - ma'lumot zaxirasi - tarqatish" bo'lib, tasodifiy oqimni quyidagicha tarjima qiladi:

• foydalanish uchun qulay vazifalar ro'yxati,
• keyinchalik ular bilan ishlash uchun saqlanadigan foydali materiallarning shaxsiy kutubxonasi;
• hamkasblar bilan bo'lishish uchun materiallar to'plami.

Ideal holda, bu ertalab va kechqurun marosimlar paytida amalga oshirilishi kerak. Keling, ushbu jarayonni batafsil ko'rib chiqaylik.

Kirishni o'rganish

Sizning pochta qutingiz - bu elektron pochta xabarlari va Twitter xabarlaringizdan tortib yozuvlaringizgacha.

Birinchidan, esda tutingki, hech qanday kiruvchi qo'ng'iroqlar darhol javob berishni talab qilmaydi. Biz hammamiz elektron pochta xabarlariga tezkor javob yuborish va qabul qilishni o'rgandik, lekin bu noto'g'ri: buni kutgan har bir kishi sizga qo'shimcha majburiyatlarni yuklaydi.

Ikkinchidan, har bir elektron pochtani ochish va unga javob berish mutlaqo samarasiz. Bitta narsani qilsangiz, unumdor bo'lasiz. Masalan, faqat pochta qutingizni ko'ring. Bizning miyamiz bir nechta vazifalarni bir-biriga bog'lashda unchalik yaxshi emas. Odamlar bir nechta vazifani osonlikcha bajarishlari mumkin deb o'ylashganda, ular haqiqatan ham tezda bir vazifadan ikkinchisiga o'tishadi. Ammo bu idrok va konsentratsiyaga salbiy ta'sir qiladi.

Shunday qilib, pochta qutingizni ochganingizda, unga qarang. Bu klassik bitta vazifali "Bajaring" modeli:

• agar siz ikki daqiqadan kamroq vaqt ichida pochta qutingizni ko'rishingiz mumkin bo'lsa, shunday qiling;
• agar qila olmasangiz, uni keyinroq qaytishingiz kerak bo'lgan vazifalar ro'yxatiga qo'shing;
• faylni e'tiborsiz qoldirishingiz mumkin.

Xabarlaringizni ko'rganingizdan so'ng, navbatda turgan pochta qutingizni ochsangiz ham, sizda qayta qurish uchun vaqtingiz bor.

Kirish qutingizni ertalab faqat juda zarur bo'lganda ko'ring.

Ertalab xabarlarga qaraganingizda, o'zingizga savol bering: ular shoshilinchmi? Haqiqiy shoshilinch xabarlar sizning birinchi raqamli dushmaningizdir, chunki ular siz eng muhim vazifani bajarish uchun sarflamoqchi bo'lgan qimmatli vaqtni oladi.

Aks holda, vazifalar ro'yxatiga "Kechqurun xabarlarni tekshirish" bandini kiritish kifoya.

Navbat

Navbatning ikkita bo'limidan biriga bajarilishi uchun 2 daqiqadan ko'proq vaqt ketadigan shoshilinch bo'lmagan vazifalarni joylashtiring:

1. O'qilishi kerak bo'lgan narsalar: O'qish va o'ylash uchun onlayn manbalarni qo'shish mumkin. Siz ushbu materiallarga keyinroq va istalgan qurilmadan qaytishingiz mumkin.
2. Nima qilish kerak: kiruvchi xabarlar yordam yordamida to'g'ridan-to'g'ri vazifalar ro'yxatiga yo'naltiriladi.

Albatta, siz vazifalar ro'yxatini qo'lda ham yaratishingiz mumkin, ammo men ilovalarni qulayroq deb bilaman.

Shaxsiy kutubxonadagi materiallarni o'qish va tarqatish

Kechki marosim paytida men vazifalar ro'yxatiga qaytaman va o'qish uchun navbatdagi materiallarni tekshiraman. Men Pocket-dan foydalanganim sababli, ularni metroda sayohat qilishda, uchrashuvni kutayotganda yoki boshqa bo'sh vaqtda ko'rishim mumkin. Shuning uchun men odatda ushbu ro'yxat bilan tezda shug'ullanaman.

Agar material haqiqatan ham foydali bo'lsa, uni mening foydali materiallar onlayn kutubxonamga qo'shing. Uni belgilash mumkin, shuning uchun eslatmalarni keyingi kun, bir oy yoki hatto bir yildan keyin topish oson. Va imkoniyat uchun Diiogoga alohida rahmat.

l8r yorlig'i (ya'ni, keyinroq - ingliz tilidan. "Keyinroq") resursni boshqa navbatga qo'yadi, men vazifalar ro'yxatini tungi tekshirish paytida chaqiraman.

Bundan tashqari, Diigo avtomatik ravishda eslatma qutisiga qo'shgan har qanday matnning nusxasini saqlaydi. Men ushbu eslatmani tahrirlashim, biror kishi bilan material almashishni xohlaganimda foydali bo'ladigan izohlar va g'oyalarni kiritishim mumkin.

Buni baham ko'ring

Diigo-dagi ba'zi teglar sizning aktivingizni istalgan joyda nashr qilish imkonini beradi. Buning uchun sehr tufayli:

• Like tegi bilan material mening Tumblr-ga iqtibos sifatida yuboriladi,
• agar siz tvit sarlavhasi tegini tanlasangiz va post havolasi Twitterga yuborilsa,
• siz boshqa hisoblar uchun teglarni sozlashingiz mumkin: LinkedIn, Facebook …

Ushbu usul tufayli "gidrant" dan butun oqim vazifalar ro'yxatiga va shaxsiy kutubxonaga yuboriladi va tanlangan resurslar, o'z navbatida, baham ko'rish mumkin. Va bularning barchasi e'tiborni yo'qotmasdan.

Kechki marosim

Ertalab ijodiy ishimga e'tibor qaratmoqchi bo'lganim uchun, kechki marosim kunni rejalashtirishning asosidir.

Kechki marosimni qanday boshlayman

Tushlikdan keyin:

• Men ertalab eng muhim vazifamni bajardim;
• o'qilmagan xabarlar mening pochta qutimda to'plangan, men eng muhim vazifa bilan band bo'lganimda olganman;
• vazifalar ro'yxatidagi navbatda men ertalab qo'ygan vazifalarim va har kuni kechki marosim paytida bajaradigan standart vazifalarim mavjud.

Hozirgi kundalik vazifalar

Yuqorida aytib o'tilganidek, kechki marosim quyidagi vazifalarni o'z ichiga oladi:

1. Ko'rinish. Bu hamma narsani to'liq tekshirish: men mumkin bo'lgan hamma narsani, hatto 2 daqiqadan ko'proq vaqtni oladigan materiallar bilan ham shug'ullanaman.
2. O'qing, tarqating, baham ko'ring. Oxirgi 24 soat ichida men qo'shgan barcha ajoyib narsalar bilan ishlash.
3. Vazifalar ro'yxatini kuzatib boring. Men topshiriqlar navbatini ochaman va eng muhim vazifa ustida ishlashda erishilgan yutuqlarga asoslanib, men:

• Bugun kechqurun nima qilishimni va ertaga nima qilishni o'zim hal qilaman,
• Ertaga ertalab qaysi vazifa eng muhim vazifa bo'lishini hal qiling va unga qancha vaqt ajratish kerakligini aniqlang,
• Men dam olish vaqtini jadvalga kiritaman (yoki keyinroq yoki biron bir vaqtga qoldiraman).

Kecha qabul qilingan elektron pochta xabarlariga javob berish yoki moliya hisobini yuritish va boshqalar kabi yana bir nechta davom etadigan ishlar mavjud. Ulardan ba'zilari faqat maxsus kunda paydo bo'ladi. Misol uchun, men har chorshanba va shanba kunlari yuqorida aytib o'tilgan Diigo-ni tekshiraman.

Haftalik tekshiruv

Har dushanba kuni vazifalar ro'yxatiga "Hafta uchun maqsadlar ro'yxatini tuzing" bandini kiritishingiz kerak. Shuning uchun, haftaning har kechasi men ushbu maqsadlarni yodda tutaman: bugun nima qilishni va keyinroq nima qilishni hal qilishim kerak bo'lganda, bu foydali bo'ladi.

Har juma oqshomida men ushbu maqsadlarni aqlan qayta ko'rib chiqaman va ularni tanqidiy baholayman.

Va shundan keyingina dam olish vaqti keladi

Kechqurun jadvalimni boshqarish osonroq va qiyin vazifalar ustida ishlash qiyinroq bo'lganligi sababli, kun davomida men navbatga vazifalar va materiallarni ko'rib chiqish va qo'shish bilan shug'ullanaman. Shunday bo'lsa ham, sizning pochta qutingiz kamida yarim kunga yopiladi.

Mening kunim "O'qish - Navbatga turish - Axborot zaxirasi - Tarqatish" topshirig'i bilan tugaydi, shuning uchun men tugallanmagan biznesni yuklamasdan yangi kunni boshlashim mumkin.