10 bosqichda Excelda loyihalar bo'yicha ish jadvalini qanday qilish kerak

2024 Muallif: Malcolm Clapton | [email protected]. Oxirgi o'zgartirilgan: 2023-12-17 04:14

Eng mashhur MS Excel elektron jadval muharririning odatiy vositalaridan foydalanib, siz loyihalar bo'yicha ishlarning vizual diagrammasini tuzishingiz mumkin, bu sizga har bir vazifaning qanday ketayotganini va qancha bajarilishi kerakligini kuzatishga yordam beradi.

Agar siz loyihalarni boshqarayotgan bo'lsangiz, har doim sizda qancha vazifalar borligini va ularni qachon bajarish kerakligini bilish muhimdir. Va agar siz vizual diagramma tuzsangiz, loyiha hayotidagi asosiy fikrlarni ishda ishtirok etayotgan jamoaga, shuningdek, boshqa manfaatdor tomonlarga tushuntirish osonroq bo'ladi.

Loyihalarni boshqarish uchun ko'pincha maxsus dasturlardan foydalaniladi, lekin siz tanish bo'lgan MS Excel dasturida aniq va qulay jadval yaratishingiz mumkin.

Loyihaning ish diagrammasi vaqt o'tishi bilan voqealar va vazifalarning bir-biri bilan qanday bog'liqligini ko'rsatadi. Yaxshi ishlab chiqilgan diagramma muayyan vazifaning bajarilishi va umuman loyihaning rivojlanishi haqidagi muhim ma'lumotlarni aks ettiradi va katta rasmni ko'rishga yordam beradi.

MS Excel-da bunday diagramma yaratish uchun (2007 va undan keyingi versiyalar) siz atigi 10 qadamni bajarishingiz kerak.

Ushbu diagrammada nima bor? Asosiy tafsilotlar rangli chiziqlar va taxtalar bilan ko'rsatilgan:

• joriy kunning chizig'i - bugun qayerda ekanligingizni ko'rsatadigan qizil vertikal chiziq;
• topshiriqlarni bajarish muddatlari - har bir vazifani bajarish uchun qancha vaqt ketishini ko'rsatadigan kulrang gorizontal chiziqlar;
• topshiriqlarning tayyorligi - yashil gorizontal chiziqlar, bu vazifa qaysi bosqichda bajarilayotganini va qancha bajarilishi kerakligini ko'rsatadi.

MS Excel-ning turli versiyalarida harakatlar biroz farq qilishi mumkin, ammo u yoki bu jarayon universal bo'ladi va har qanday foydalanuvchi rejalashtirish bilan shug'ullanishi mumkin.

Batafsil video ko'rsatmani (ingliz tilida) ko'rishingiz mumkin, bu sizning yarim soat vaqtingizni oladi.

Qadam 1. Boshlash, natija haqida o'ylang

Vazifani muammosiz hal qilish uchun jadvalni oxirida ko'rinishi kerak bo'lgan qog'oz varag'iga chop eting yoki chizing. Har bir qadamni naqsh bilan solishtirish uchun qog'oz varag'ini oldingizda ushlab turing. Diagrammani diqqat bilan chizish kerak emas, shunchaki diagramma shaklini tuzatib, uni qulay joyda saqlang, bu yaxshi eslatma bo'ladi.

Qadam 2. Ma'lumotlar bilan jadval tuzing

Grafik yaratish uchun avvalo jadval tuzish kerak. Misolda, loyiha to'rt bosqichga bo'lingan, har birida vazifalar mavjud.

Grafik ostida jadval tuzing. 30-qator ustun sarlavhalarini o'z ichiga oladi.

Keling, jadvaldagi ma'lumotlar nimani anglatishini aniqlaymiz:

• Bosqich: "1-bosqich", "2-bosqich", "3-bosqich", "4-bosqich" yoki "Bugun". Hodisa loyihaning qaysi bosqichiga mos kelishini ko'rsatadi.
• turi: "Bosqich", "Vazifa", "Bugun". Loyihani amalga oshirishning vazifalari va bosqichlarini chegaralovchi hodisa turini ko'rsatadi.
• Boshlanish vaqti: tadbirning boshlanish sanasi.
• Tadbir: diagrammada hodisaning nomini ko'rsatadi.
• Vaqt: vazifani bajarish uchun qancha kun kerakligini ko'rsatadi.
• Tayyorlik foizi: har bir topshiriq va bosqich uchun bajarilish darajasini ko'rsatadi, 0% - topshiriq boshlanmagan, 100% - bajarilgan. "Bosqich" toifasi uchun ushbu ko'rsatkich vazifalarni bajarish bilan bog'liq emas va smeta sifatida belgilanadi. Fazaning necha foizi tugallanganligini aniqlash uchun siz o'zingizning qoidalaringizni qo'llashingiz kerak.
• Bir necha kun ichida tayyor: hodisaga tayyorlik ko'rsatkichiga foizda erishilgan davr. 10 kun davom etadigan va 50% bajarilgan vazifa uchun bu ko'rsatkich besh kun (10 kun × 50%) bo'ladi.
• Balandligi: balandlik qiymati bezatish uchun muhim ahamiyatga ega, chunki u hodisaning jadval xaritasida qanchalik baland yoki past darajada aks etishini aniqlaydi. Siz har qanday qiymatlarni belgilashingiz mumkin, lekin nolga yaqin kichik raqamlarni olish yaxshiroqdir. Misol +25 dan -25 gacha bo'lgan diapazondan foydalanadi. Agar balandlik ijobiy bo'lsa, hodisa gorizontal o'qning ustidagi diagrammada, salbiy bo'lsa - eksa ostida aks etadi.

Qadam 3. X va Y o'qlari bilan diagramma yarating, unga "Vaqt jadvali" ustunidan birinchi ma'lumotlarni qo'shing

Oldingi bosqichda tuzilgan jadvaldagi voqea ma'lumotlarini vizualizatsiya qilish uchun diagramma yaratish vaqti keldi. X va Y o'qlari bo'lgan tarqalish chizmasidan foydalaning, chunki u ikkala o'qda asosiy koordinatalarni erkin joylashtirish imkonini beradi.

Ko'rsatmalarga amal qiling:

• Asosiy menyuda "Qo'shish" yorlig'ini tanlang.
• Keyin "Charts" → "Scatter" → "Scatter with markers" ni tanlang, oldingizda bo'sh diagramma paydo bo'ladi.
• Diagrammaning chetlarini bog'lang va diagramma maydoni B4 katakdan K26 katakchagacha bo'lgan diapazonni qamrab olishi uchun diagrammaning o'lchamini o'zgartiring va o'zgartiring (diagramma maydonini hujayra chegaralariga to'liq moslashtirish uchun Alt tugmachasini bosing va ushlab turing).
• Diagramma ustiga sichqonchaning o'ng tugmachasini bosing va "Ma'lumotlarni tanlash" menyusini tanlang.

Ochilgan muloqot oynasidagi "Qo'shish" tugmasini bosish orqali diapazonga bir qator ma'lumotlar qo'shing.

1. "Seriya nomi" nomini o'zgartirish uchun tegishli maydonga E30 katakchaning "Sana" qiymatini qo'ying.
2. X o'qi qiymati uchun tegishli maydonni tanlang va C33 katakchalarini tanlang: C46 Boshlanish sanasi.
3. Y o'qi qiymati uchun tegishli maydonni tanlang va H33 katakchalarini tanlang: H46 Balandlik.
4. Ma'lumotlar qo'shish oynasini yopish uchun OK tugmasini bosing.
5. Ma'lumotlarni tanlash oynasini yopish uchun OK tugmasini bosing.

Ushbu qadamlar bizga avtomatik formatlash bilan oddiy scatter diagrammasini beradi.

Keling, hodisa belgilarini yashil rangga aylantiramiz:

• Tanlangan ma'lumotlar belgisini o'ng tugmasini bosing, "Ma'lumotlar seriyasi formatini o'zgartirish" ni tanlang.
• Chapda ochilgan ro'yxatda "Marker parametrlari" yorlig'ini tanlang, so'ngra o'rnatilgan marker turini "Kristal" ni tanlang. O'lchamni 10 pt ga oshiring.
• Marker to'ldirish yorlig'ida qattiq to'ldirishni tanlang. To'ldirish rangini yashil rangga o'zgartiring.

Endi bizda vaqt jadvalini ifodalovchi tarqalish sxemasi mavjud. Hozircha yashil belgilar faqat vazifalarning boshlanishini ko'rsatadi.

Grafik nomini o'zgartiring: ism ko'rsatilgan matn maydoniga ikki marta bosing va ismingizni kiriting.

Biz 5-bosqichdagi vaqt parametrlariga qaytamiz, X o'qi bo'ylab gorizontal chiziqlar qo'shamiz, ammo hozircha diagrammani formatlashni davom ettiramiz.

Qadam 4. Diagrammaning ko'rinishini tartibga solish va hodisalar nomlarini qo'shish

Biz diagrammada kerak bo'lmagan narsalardan xalos bo'lamiz.

Y o'qi … Vertikal o'qni yashiring, chunki u axborot yukini ko'tarmaydi. Diagrammani tanlang, asosiy menyuda "Diagrammalar bilan ishlash" yorlig'ida "Layout" ni tanlang. Keyin O'qlar → Asosiy vertikal o'q → Ko'rsatma ni tanlang.

Gorizontal yo'riqnomalar … Ular ham foydasiz. Grafikni tanlang, asosiy menyuda Layout yorlig'iga o'ting, so'ngra Grid → Horizontal Gridlines Along asosiy o'q → Ko'rsatma ni tanlang.

Grafik afsonasi … Keyin biz uni yanada chiroylisi bilan almashtiramiz, ammo hozircha uni o'chirib qo'ying: "Layout" → "Legend" → "Yo'q".

Nihoyat, biz har bir marker uchun ma'lumotlar yorliqlarini ko'rsatamiz. "Layout" yorlig'idagi asosiy menyuda "Ma'lumotlar imzolari" → "Chap" ni tanlang.

Token imzosidagi ma'lumotlarni qanday o'zgartirish mumkin

Diagrammadagi har bir hodisa haqidagi ma'lumotlarni kiritish uzoq va qiyin, chunki har bir markerni alohida tanlab, uning nomini o'zgartirishingiz kerak.

Ammo bu jarayonni to'rt marta tezlashtirish mumkin:

• Barcha qiymatlarni birdaniga tanlash uchun birinchi markerning sarlavhasini bosing (diagrammaning yuqori chap burchagi). Yashil markerni bosmang, bu boshqa ob'ektlarni tanlaydi!
• Bitta nomni tahrirlash uchun marker sarlavhasini yana bosing.
• Formula kiritish maydoniga = belgisini kiriting.
• D33 katakchasini bosing, unda "1-bosqich" hodisasi mavjud, Enter tugmasini bosing.
• Har bir marker uchun qolgan teglar uchun dastlabki to'rtta qadamni takrorlang.

Hududlarni qanday mahkamlash kerak

Hujjat ustida ishlayotganda har doim diagrammani ko'rishingiz uchun hududlarni 28-qatorga mahkamlash foydalidir. Birinchi 27 satr, qolgan qatorlarni aylanib chiqsangiz ham, ko'zingiz oldida qoladi.

Hududlarni muzlatish uchun:

• A28 katakchani tanlang.
• Asosiy menyudan "Ko'rish" yorlig'ini tanlang.
• Oyna → Hududlarni muzlatish-ni tanlang.
• Ochiladigan menyudan "Muzlatish joylari" ni tanlang.

28-qator ustida qora gorizontal chiziq paydo bo'ladi. Yuqoridagi hamma narsa endi o'rnatilgan va aylanayotganda faqat pastki chiziqlar siljiydi.

5-qadam. Grafikni vizual jadvalga aylantirish uchun vaqt jadvallarini ko'rsatish uchun xato qatorlarini qo'shing

Diagrammadagi gorizontal xato chiziqlari har bir vazifani bajarish uchun qancha vaqt kerakligini ko'rsatadi. Ularni bajarish uchun:

• Grafikni ajratib ko'rsatish.
• Grafik asboblari asosiy menyusidan Layout yorlig'ini tanlang.
• Yuqori chap burchakdagi (uchastka maydoni) ochiladigan ro'yxatda "Vaqt jadvali" ma'lumotlar seriyasini tanlang.
• Layout yorlig'ida Xatolar paneli → Kengaytirilgan xato paneli sozlamalari ni tanlang. Muloqot oynasi ochiladi.
• Yuqori chap burchakdagi ochiladigan ro'yxatda diagrammani formatlash uchun X o'qi xato qatorlarini tanlang.
• Gorizontal chiziqlarni o'zgartirish uchun dialog oynasida Plus pinining katagiga belgi qo'ying. Yakuniy uslub → Nuqta yo‘q.
• "Xato qiymati" ro'yxatida "Maxsus" bandini tanlang va "Qiymatni ko'rsatish" tugmasini bosing. Ochilgan "Xatolar panelini sozlash" yangi oynasida "Ijobiy xato qiymati" ni belgilang. Buni amalga oshirish uchun kursorni tegishli maydonga qo'ying va E33 dan E74 gacha bo'lgan katakchalar oralig'ini tanlang. OK tugmasini bosing.

Endi kulrang chiziqlar yashil markerlardan o'ngga cho'ziladi, ular bu yoki boshqa vazifaga qancha vaqt sarflash kerakligini ko'rsatadi. Aniqlik uchun ularni formatlash kerak:

• Format xatosi satri oynasida Chiziq rangi yorlig'iga o'ting. Qattiq chiziqni tanlang. To'ldirishni kulrang rangga aylantiring.
• Linetype yorlig'ida chiziq kengligini 4 pt ga oshiring.

Diagrammada yaxshiroq harakat qilish uchun markerlardan pastga nozik vertikal chiziqlar torting. Buning uchun yuqori chap burchakdagi ochiladigan ro'yxatda "Y o'qi bo'ylab xato chiziqlari" ni tanlang. Muloqot oynasi vertikal xato chiziqlarini ko'rsatadi. Minus yo'nalishini tanlang, Yakuniy uslub → Nuqta yo'q, Xato miqdori → Nisbiy qiymat, bu maydonga 100% kiriting. Chiziqlarning rangi va qalinligini o'zingiz tanlang.

Qadam 6. Jadvalga tayyorlik qiymatini qo'shing

Bajarilgan vazifaning foizini ko'rsatadigan jadvalga bir qator ma'lumotlarni qo'shish vaqti keldi.

Agar topshiriq 10 kun davom etsa va 50% bajarilgan bo'lsa, tugatish paneli yarmi to'la bo'ladi. Bu ishni kuzatish uchun o'lchovdir va dam olish kunlari va bayramlarni o'z ichiga olmaydi. Jadvalga yangi ma'lumotlarni qo'shish uchun quyidagi ko'rsatmalarga amal qiling.

• Grafik maydonini sichqonchaning o'ng tugmasi bilan bosing, kontekst menyusidan "Ma'lumotlarni tanlash" -ni tanlang.
• "Qo'shish" tugmasini bosing, paydo bo'lgan oynada G30 katakchasini tanlab, "Qator nomi" ni belgilang. X va Y o'qlari uchun ma'lumotlar diapazoni №3 bosqichdagi kabi.
• Diagrammada yashil rangni yashiradigan qizil belgilar paydo bo'ladi.

Qadam 7. Yangi ma'lumotlar ko'rsatkichlarini formatlash

Diagramma bir xil uslubda aks etishi va ma'lumotlar bir-biriga mos kelmasligi uchun biz markerlarni formatlaymiz:

• Yuqori chap burchakdagi ochiladigan ro'yxatda "Tayyor qator" ni tanlang. Darhol ochiladigan ro'yxat ostida "Tanlangan fragmentning formati" tugmasi mavjud. Unga bosing, dialog oynasi ochiladi.
• Marker parametrlarini o'zgartiring. "Kristal" shakli turini tanlang, o'lchamni 10 pt ga o'rnating va marker uchun qattiq yashil rangni tanlang. Muloqot oynasini yoping.
• Belgilarni tanlashni olib tashlamasdan, "Tartib" ko'rinishidagi asosiy menyuda "Ma'lumotlar yorliqlari" tugmasini bosing, paydo bo'lgan menyuda "Ko'rsatmaslik" bandini tanlang.

Qadam 8. Vazifalarning bajarilishi foizini kuzatish uchun xato qatorlarini qo'shing

Endi siz yangi taxtalarni qo'shishingiz kerak, shunda siz bir qarashda vazifalar qaysi bosqichda ekanligini ko'rishingiz mumkin.

• Chapdagi ochiladigan ro'yxatdan yana Qator tayyor ni tanlang. Asosiy menyuda "Xato chiziqlari" tugmasini bosing. Ochilgan menyudan "Kengaytirilgan sozlamalar" ni tanlang. Muloqot oynasi ochiladi. Tegishli maydonga nol kiritish orqali vertikal lamellarni belgilangan qiymatga o'rnating.
• X o'qiga parallel ravishda taxtalarning parametrlariga o'ting Yo'nalishni "Plyus" ga o'rnating. Yakuniy uslub → Nuqta yo‘q, xato miqdori → Maxsus. Ijobiy xato qiymati dialog oynasida G33-G47 katakchalari oralig'ini belgilang.
• Qattiq to'ldirishni tanlab, chiziqlar rangini yashil rangga o'zgartiring. Chiziq kengligini 7 pt ga o'rnating.

Gorizontal yashil chiziqlar vazifalarning qisman yoki to'liq bajarilganligini ko'rsatadi.

Qadam 9. Joriy kunni ifodalovchi vertikal chiziq qo'shing

Qizil chiziq qaysi kun ekanligini ko'rsatadi va umuman loyihaning belgilangan muddatga qanchalik mos kelishini aniq ko'rsatadi.

• O'ng tugma bilan diagramma uchun kontekst menyusiga qo'ng'iroq qiling. "Ma'lumotlarni tanlash" -ni tanlang.
• "Qo'shish" tugmasini bosing, "Seriya nomi" maydoniga "Bugun" so'zini kiriting. X o'qi qiymati uchun C31-C32 va Y o'qi qiymati uchun H31-H32 hujayralar oralig'ini kiriting.

Grafikda ikkita yangi marker paydo bo'ldi. Ularni belgilang: ma'lumotlar yorliqlarini tanlang va formulalar qatoriga "Bugun" so'zini yozing. Imzoni o'ng tugmasini bosing va kontekst menyusida "Ma'lumotlar formati" bandini tanlang. "Yuqorida" yozuvining o'rnini qo'ying.

• "Layout" yorlig'idagi asosiy menyuga o'ting.
• Yuqori chap burchakdagi ochiladigan ro'yxatda "Bugun qator" ni tanlang.
• Beshinchi bosqichdagi kabi ko'rsatmalarga rioya qilib, qo'shimcha parametrlar bilan xato qatorlarini qo'shing. Sizga vertikal o'q bo'ylab, Minus yo'nalishi, No nuqtaning yakuniy uslubi, nisbiy qiymati 100% bo'lgan taxta kerak bo'ladi.

Endi sizda joriy kunni ifodalovchi vertikal chiziq mavjud. Chiziq rangini qizil rangga o'zgartiring, hajmini 3 pt ga oshiring.

Namunada joriy sana belgilangan, shuning uchun u o'zgarmaydi. Ammo faol ishlab chiqilgan loyihalar uchun ma'lumotlarni yozib olishning boshqa usuli tavsiya etiladi. Buni amalga oshirish uchun = BUGUN () formulasini kiritish orqali sanani B2 katakchasiga qo'ying va ma'lumotlarni tanlash dialog oynasida ilgari ko'rsatgan diapazon o'rniga X o'qi B2 yacheyka qiymatini belgilang.

Qadam 10. Matn bloklarini qo'shing

Endi diagrammada faqat afsonaning afsonasi yo'q, shuning uchun uni butun jamoa tushunishi mumkin.

• Diagrammani tanlang, "Qo'shish" yorlig'idagi asosiy menyuga o'ting. "Harf" ni tanlang.
• Yorliq maydonini diagrammaning yuqori o'ng burchagiga joylashtiring. Sichqonchaning o'ng tugmasi bilan matn maydonining chegarasini tanlang, kontekst menyusida "Format Shape" bandini tanlang. Ochilgan oynada "Qattiq" to'ldirish turini tanlang, rangi kulrang. Yorliqni formatlash. Siz istalgan miqdordagi bloklarni kiritishingiz mumkin.

Endi siz faqat sevimli MS Excel muharriridan foydalanib, 20-30 daqiqada diagramma yaratishingiz mumkin.