Pochta vaqtini qisqartirishning aniq bo'lmagan, ammo ishlaydigan usuli

2024 Muallif: Malcolm Clapton | [email protected]. Oxirgi o'zgartirilgan: 2023-12-17 04:14

Pochtangiz bilan ishlash vaqtingizni optimallashtirish uchun elektron pochta xabarlaringizni mukammal tartibda joylashtirishga urinmang. Hammasi ancha sodda, deydi MailChimp xodimi. Bir nechta oddiy qadamlar - va barcha harflar bilan ishlash uchun sizga kuniga bir yarim soat kerak bo'ladi.

MailChimp-ning qo'llab-quvvatlash jamoasidan Jon Smit sinov va xato orqali mukammal elektron pochta formulasini topdi. Birinchidan, u ko'plab papkalarni yaratdi, keyin har birini o'chirib tashladi, ammo bu yondashuvlarning hech biri ishlamadi. Va keyin u butunlay boshqa tizimga keldi.

Xatlarga javoblar uning ishida deyarli markaziy o'rin tutganiga qaramay, u pochta orqali turli harakatlarga sarflanadigan vaqtni kuniga bir yarim soatgacha qisqartirishga muvaffaq bo'ldi. U xatlar qutisi xatlar bilan to‘la bo‘lsa ham, bir-ikki oddiy harakatlar vaziyatni o‘zgartirishi mumkinligini aniqladi.

Vaqtingizni nimaga sarflamasligingiz kerak

Jon aytganidek, dastlab u harflarni tasniflashga urinib ko'rdi va har xil papkalarni yaratdi: xo'jayinning xabarlari uchun, turli loyihalar bo'yicha ma'lumot uchun, har qanday chora ko'rish kerak bo'lgan xabarlar uchun va hokazo. U bu vaqtni tejashga yordam berishi kerak deb hisobladi. Ammo, aslida, u o'zining tasnif tizimini yodlashga ko'proq vaqt va ishning o'ziga kamroq vaqt sarflay boshladi.

Misol uchun, men ishlayotgan loyiham haqida xo'jayinimdan xabar oldim va bu xabar ham mendan muayyan harakatlar qilishimni talab qildi. Uni qaysi papkaga qo'yish kerak? Keyinchalik bu maktubni qaerdan qidirishni eslashim mumkin edi?

Jon Smit

Shunday qilib, Jon barcha papkalardan xalos bo'lishga qaror qildi va uning pochtasida to'liq tartibsizlik hukm surdi. Tizimning etishmasligi o'ta murakkab tizimdan yaxshiroq emas edi. Keyin Jon pochta bilan ishlashga bo'lgan yondashuvini yana bir bor qayta ko'rib chiqishga qaror qildi. U harflarni mavzu bo'yicha emas, balki ular bajarishi kerak bo'lgan harakat turi bo'yicha saralashga qaror qildi. Buni qanday qilish kerak.

Ortiqcha murakkablashmang

Kirish qutingizga faqat javob berishingiz kerak bo'lgan xabarlarni qoldiring. Eng muhimlari, agar siz ularni darhol aniqlay olmasangiz, ularni o'qilmagan deb belgilang.

Ehtimol, bu siz uchun mantiqsiz bo'lib tuyuladi, chunki eng yonib turgan narsalarni imkon qadar tezroq qilish kerak. Bu shunday va ba'zida bunday xabarlarga darhol javob berishga ehtiyoj bor. Ammo muhim xabarlarni o'qilmagan deb belgilash orqali siz ularni umumiy massada yo'qotmaysiz. Bundan tashqari, bu orqali siz ushbu xatlarni ko‘chirishingiz shart emas: ular kiruvchi qutingizda qoladi va siz ularga yetib borguningizcha e’tiborni tortadi.

Pochta qutimda bir vaqtning o'zida 60-70 dan ortiq xabarlar to'planmasligiga ishonch hosil qilishga harakat qilaman. Bu men bir o‘tirishda bemalol ishlay oladigan harflar soni.

Jon Smit

O'zingiz uchun muntazam pochta jadvalini tuzing

Jon har kuni ertalab pochta qutisini tozalash uchun bir soat vaqt ajratadi. Yuqorida aytib o'tilganidek, u tez-tez "o'qilmagan" shoshilinch xabarlarni qoldiradi. Jon tezda axborot byulletenlarini va kompaniyaning ichki aloqalarini ko'zdan kechiradi va shu soat ichida hal qila oladigan darajada ko'p shoshilinch bo'lmagan xabarlarga javob beradi.

Pochta jo'natish vaqti tugagach, Jon Smit pochta qutisini yopmaydi, lekin unga kamroq e'tibor beradi. Yangi xabarlar kelganda, u tezda ularning mazmunini va jo'natuvchi nomlarini birinchi o'ringa qo'yish uchun skanerdan o'tkazadi. Agar xabarga uzoq vaqt davomida boshqa harakatlarni to'xtatmasdan javob berish mumkin bo'lsa, Jon buni qiladi. Lekin u yana pochta jo‘natishini boshlamaydi.

Ish kunining oxiriga kelib, Jon ularni faqat pochta bilan ishlashga bag'ishlash uchun yana 30 daqiqa vaqt ajratadi. Bu vaqtda u har qanday harakatni talab qiladigan xatlar bilan shug'ullanadi: ma'qullash, batafsil javob yozish yoki biron bir qaror qabul qilish. Aynan o'sha paytda u o'qilmagan deb belgilagan xabarlarga e'tibor beradi.

Men pochta bilan ishlash uchun ko'proq vaqt sarflashim mumkin edi, lekin bunday vaqt cheklovlari diqqatimni yaxshiroq jamlashim va samaraliroq bo'lishimga yordam beradi.

Jon Smit

Elektron pochta xabarlarini javob turi bo'yicha tasniflang

Ba'zi xabarlar uchun Jon hali ham alohida papkalarni yaratdi. U o'qilmagan deb belgilamaydigan ba'zi harflarni faqat ikki yo'nalishda tarqatadi. Hamkasbidan har qanday harakat yoki javobni talab qiladigan xabarlar (shoshilinch emas), Jon "To Do" papkasiga joylashtiradi. Bu ertasi kuni yoki haftaning oxirida ko'rib chiqilishi mumkin bo'lgan elektron pochta xabarlari uchun.

Hatto kamroq shoshilinch xatlar Jon "O'qish" jildiga o'tadi. Bundan tashqari, u ushbu papkaga axborot byulletenini avtomatik ravishda joylashtiradigan maxsus filtrlardan foydalanadi. Filtrlarni o'rnatish uchun bor-yo'g'i bir necha daqiqa vaqt ketadi, ammo bu oddiy qadam keyinchalik sizga ko'p vaqt va kuchingizni tejaydi.

Agar siz ushbu usuldan foydalansangiz, siz uchta faol papkaga ega bo'lasiz, ular xabarlarga tezkorlik bilan javob berishda farqlanadi: o'qilmagan xabarlar bilan kirish qutisi, Bajariladigan va o'qilishi.

Xabarlarni arxivlash

Boshqa hamma narsa uchun Jon Smit xabarlarni arxivlash xususiyatidan foydalanadi. Bu unga pochta qutisi va boshini keraksiz vazifalardan tozalashga yordam beradi.

Xabarni o'qib, kerakli choralarni ko'rishim bilanoq, xoh u kompaniya yangiliklari bo'lsin, xoh men obuna bo'lgan axborot byulleteni bo'lsin, uni arxivlayman.

Jon Smit

Agar xabarda Jon kelajakda foydalanish uchun saqlamoqchi bo'lgan muhim ma'lumotlar bo'lsa, u arxivlangan xabarni tezroq topish uchun yulduzcha bilan belgilaydi.

Xabarni o'chirishga qaror qilganda, ayniqsa ehtiyot bo'ling

Jon kamdan-kam hollarda xabarni o'chirish funksiyasidan foydalanadi. Bu uning haqiqiy amaliyotdan olgan saboqidir. Bir kuni Jon hamkasbining o'sha paytda muhim deb hisoblamagan ma'lumotlardan iborat xabarini o'chirib tashladi. Bu xodim kompaniyani tark etgach, Jonga o'sha xatdan ma'lumot kerak edi. Keyin u muammoga duch kelganini tushundi.

Shundan so'ng men faqat kelajakda men uchun foydali bo'lmaydigan harflarni o'chirishni boshladim. Xafa bo'lmang, aziz hamkasblar, menga mushuklar bilan yoqimli giflarni jo'natishadi, lekin bular "Axlat qutisi" ga tushadigan xabarlardir.

Jon Smit

Ushbu tizimga erishish uchun Jon Smit o'zi uchun etarli darajada samarali bo'lmagan ko'plab turli yondashuvlarni sinab ko'rdi. U boshqa odamlar ishlatgan usullarni sinab ko'rdi, lekin tez orada u boshqa narsani sinab ko'rish kerakligini angladi. Jon, har qanday tizim faqat sizning muayyan ishingiz shartlariga mos kelganda ishlaydi degan xulosaga keldi.

Ushbu usulni sinab ko'ring yoki o'zingiz uchun biror narsani toping. Siz pochtaga kamroq vaqt sarflash yo'lini topishingiz mumkin.