Elektron pochtani samarali boshqarish uchun 6 ta maslahat

2024 Muallif: Malcolm Clapton | [email protected]. Oxirgi o'zgartirilgan: 2023-12-17 04:14

Elektron pochta eng yaxshi aloqa vositalaridan biri va, ehtimol, istisnosiz barcha foydalanuvchilar tomonidan ishlatiladigan yagona vositadir. Siz messenjerlarni yoqtirishingiz yoki yoqtirmasligingiz, Skype yoki Facebook chatidan foydalanishingiz mumkin, lekin sizda elektron pochta manzili bo'lishi mumkin.

Har kuni biz pochta qutimizga nafaqat do'stlarimiz va hamkasblarimizdan xabarlar, balki o'nlab reklama xatlari, bildirishnomalar, shunchaki spamlarni olamiz. Kiruvchi xabarlarning katta hajmiga cho'kib ketmaslik uchun samarali elektron pochta ko'nikmalarini rivojlantirish va qo'llash juda muhimdir.

Mualliflik huquqi

Elektron pochtani tekshirish vaqtini belgilang

Agar siz xatni qayta ishlashga ko'p vaqt sarflayotganingizni his qilsangiz va pochta qutingizdagi xatlar soni hali ham kamaymasa, pochta qutingizni tekshirish vaqtini qat'iyroq rejalashtirishga harakat qiling. Odatda biz pochtani tekshirishni boshlaymiz, xatda qiziqarli havolani topamiz, saytga o'tamiz, u erdan boshqasiga … va yarim soatdan keyin biz eslaymiz va xatlarni tahlil qilishga qaytamiz. Natijada, vaqt o'tdi, ammo ish joyidan siljimadi.

Shuning uchun, pochta bilan ishlash uchun o'zingiz uchun ma'lum bir cheklangan vaqt ajratishga harakat qiling. Har kim o'z yozishmalarining hajmiga qarab, bu intervallarning chastotasi va davomiyligini mustaqil ravishda belgilashi mumkin. Ehtimol, ertalab bir soat va ish kunining oxirida bir soat bo'ladi yoki har soatda besh daqiqa davomida pochta qayd yozuvingizga kirish sizga qulayroq bo'lishi mumkin. Eng muhimi, o'zingiz uchun belgilangan jadvalga qat'iy rioya qilishga harakat qiling va begona hech narsa bilan chalg'itmang. Shuni anglash vaqtingiz cheklangan, muqarrar ravishda pochta kvitansiyalarini qayta ishlash samaradorligini oshirishga olib keladi.

Har bir harf harakatni bildiradi

Pochtani tahlil qilishda qo'llash kerak bo'lgan asosiy qoida shundaki, har bir ochiq xat sizdan biror narsa qilishingizni talab qiladi. Agar siz xat ochgan bo'lsangiz, uni hech qanday holatda "Kirish qutisi" da qoldirmasligingiz kerak. Siz xatga zudlik bilan javob berishingiz yoki uni ushbu muammoni hal qilishda yaxshiroq bo'lgan kishiga yuborishingiz yoki Google Task yoki kalendarda o'zingiz uchun vazifa rejalashtirishingiz kerak - har qanday holatda, sizning harakatingiz natijasida xat shunday bo'lishi kerak. o'chiriladi yoki arxivga ko'chiriladi, ya'ni pochta qutisini qoldiring … Agar siz ushbu oddiy qoidaga amal qilsangiz, pochta qutingiz ertami-kechmi tozalanadi.

Mualliflik huquqi

Filtrlar va yorliqlar

Agar siz har kuni ko'p sonli elektron pochta xabarlarini olsangiz, ularni tahlil qilish sizdan ko'p vaqt va kuch sarflaydi. Nega buning uchun pochta xizmatining resurslaridan foydalanmaysiz, ayniqsa xizmatlarning aksariyati bu xususiyatga ega va mukammal tarzda amalga oshirilganligi sababli?

Bu pochtani avtomatik qayta ishlash uchun filtrlarni o'rnatish haqida. Har bir postni qo'lda bosish o'rniga va sizning har bir bosishingiz bir xil vaqt va kuch sarflaydi, faqat bir marta kerakli filtrlarni o'rnating. Masalan, qarindoshlaringizning manzillaridan kelgan barcha xabarlar avtomatik ravishda Oila jildiga o'tadi va ular muhim deb marker bilan belgilanadi. Barcha press-relizlar Inbox papkasini chetlab o'tib, alohida papkaga o'tadi va ijtimoiy tarmoqlardan bildirishnomalar darhol axlatga yuboriladi.

Shunday qilib, siz xabarlarni asosiy mavzular bo'yicha toifalarga bo'lishingiz va shunga mos ravishda ularni qayta ishlashga tayyorgarlik ko'rishingiz mumkin. Sizning miyangiz pochtani tahlil qilishda uy yumushlaridan biznes masalalariga, so'ngra darhol ko'ngilochar pochta xabarlariga, keyin esa orqaga qaytadigan vaziyatga ega bo'lmaysiz.

Turli xil filtrlarni yaratish uchun juda ko'p imkoniyatlar mavjud va ishonchim komilki, siz avtomatik filtrlash tizimini qurganingizdan so'ng siz kunlar va oylar vaqtingizni tejaysiz. Bundan tashqari, tayinlangan teglar yoki papkalar bo'yicha taqsimlashdan foydalanib, arxivdan kerakli harflarni osongina topishingiz mumkin (siz bizning Inbox papkamiz butunlay bo'sh ekanligini eslaysizmi?).

Qidiruvdan foydalaning

Ko'pgina foydalanuvchilar, ayniqsa yangi boshlanuvchilar o'zlarining barcha elektron pochta xabarlarini o'zlarining Inbox-da saqlaydilar, chunki ular arxivlashda ularni boshqa hech qachon topa olmasligini his qilishadi. Agar siz avvalgi xatboshida aytib o'tilganidek, filtrlar va yorliqlar tizimini o'rnatgan bo'lsangiz, unda sizning arxivingiz allaqachon tartibga solingan va unda harakat qilish ancha oson. Ammo qidiruv paneli haqida ham unutmang. Masalan, Gmail-da harflarni qidirish tizimi shu qadar mukammalki (kim bunga shubha qiladi!)ki, har qanday harfni topish qiyin bo'lmaydi.

Belgilardan foydalaning

Ko'pgina elektron pochta xizmatlari xabarlarni maxsus markerlar bilan belgilash xususiyatiga ega (Gmail-da bu yulduzlar). Ularning yordami bilan sizning e'tiboringizni talab qiladigan kerakli xabarlarni ajratib ko'rsatish va ularni alohida papkaga joylashtirish oson. Gmail-da siz o'zingizning bayroqlar to'plamini tanlashingiz va ulardan juda moslashuvchan foydalanishingiz mumkin. Shunday qilib, elektron pochta xabarlarini ahamiyatiga ko'ra farqlash uchun pochta qutingiz tarkibiga bir qarash kifoya qiladi.

Klaviatura yorliqlaridan foydalaning

Tezkor tugmalardan foydalanish yozishmalarni qayta ishlashni shunchalik tezlashtirishi mumkinki, ularni o'rganish uchun bir necha soat sarflashga arziydi. Ammo bundan oldin sozlamalarni ko'rib chiqing (Gmail-da bu Sozlamalar - Umumiy - Yorliqlar) va ular yoqilganligiga ishonch hosil qiling. Shundan so'ng, klaviaturadagi savol belgisini bosing va siz barcha Gmail tezkor tugmalari bilan taklifni ko'rasiz.

Elektron pochta ajoyib aloqa vositasidir, lekin bu sizning hayotingizning yarmini ushbu jarayonga bag'ishlashingiz kerak degani emas. Barcha jarayonlarni maksimal darajada avtomatlashtirish, tezkor javoblar yoki xabarlarni yo'naltirish, vaqtingizni rejalashtirish va ushbu maqoladagi boshqa maslahatlar sizga har qanday miqdordagi harflar bilan tezroq ishlashga va yanada qiziqarli mashg'ulotlar uchun ko'proq vaqtni tejashga imkon beradi.